如何實踐混合辦公模式?(1)

「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏,但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡,讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」


設計營銷公司 Adtrak 實例分享

Photo by XPS on Unsplash

在不同文章裡面,我們都分享了企業為何需要適應混合辦公模式(Hybrid workspace),以及考慮的各種要素,這次就讓我們看看一些實際例子。Adtrak 以一間在英國諾丁漢 (Nottingham)的設計營銷公司,為顧客提供數碼轉型的服務。近來她們在其網誌上,分享了一些有關如何接納混合辦公的措施和嘗試:

在過去15 個月,Adtrak 都和其他世界數百萬的企業一樣,面對很多實際的挑戰,而其中一樣就是計劃重返工作。Adtrak 認為,這個任務絕非像每個人都在給定的日期回到辦公室那麼簡單。遠端工作出現,徹底改變了她們的工作方式,Adtrak 希望她們的新計劃能夠反映到這一個巨大的改變。

以 Adtrak 之言,「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏,但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡,讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」所以,Adtrak就選擇了能夠結合遠端工作和辦公室工作的混合辦公模式,作為他們新的辦公室規劃。

Adtrak 認為混合辦公模式的重點,在於「在正確的地方做正確的工作(the right work in the right place)」。混合辦公模式是一種流動的系統和概念,並沒有單一種方法可以完美地實踐混合辦公。所以,要根據員工的反饋,去進行測試、調整和改進。

根據他們的經驗分享,以下是他們如何進行混合辦公模式的嘗試:

每個團隊將在不同的日子需要回到辦公室,所以 Adtrak 的團隊將決定他們所期望的日期,並且需要在管理者之間達成一致,以確保滿足各團隊的空間、辦公桌和設備要求。Adtrak 亦將辦公室重新配置,以建立各個單獨的部分,例如:

  1. 團隊工作空間(Team working spaces)
  2. 可預訂的辦公桌(Bookable desks)
  3. 指定工作空間(Designated work stations)
  4. 會議設備(Conferencing equipment)
  5. 社交空間(Social spaces)

如果員工還有其他特定的日子需要留在辦公室 ,例如是培訓日,或者預約了客戶會議,那麼相關人員將能夠進入辦公室。在工作週的其餘四天,員工可以選擇在家工作或在辦公室工作,並考慮按照上述要點「在正確的地方做正確的工作」。


Bookings ONE Floor Display

透過 Adtrak 的例子,我們可以看到,將辦公室重新規劃成各個部分,指定它們的功能、用處,能有助員工理解公司內的各個設施,幫助他們善用公司資源。這也是我們Bookings ONE 智能辦公室管理平台所能提供的好處:企業的員工透過我們的數碼預約平台,能夠在任何地方都可以預約辦公室等各種企業資源,並有預約排程月曆、各種預約資源的硬件裝置。Bookings ONE亦提供各種管理、配置資源的功能,能夠令企業迅速掌握公司資源分配,短至數日內就能夠進行數碼轉型,為企業實行混合辦公模式。

關於更多有關混合辦公模式,或者智能辦公室的主題,可以參考:

智能辦公室的基本元素:會議室預約系統

如何幫助員工適應混合工作?

2021年混合辦公模式大趨勢

混合工作模式的成功關鍵

疫情過後,有哪些科技成為未來辦公的重點?


做好迎接混合工作模式準備,就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變,對於企業競爭力和形象,將會是莫大裨益。那麼,企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加,而對他們的工作場所進行變更?

ONEs Software 現設專頁,介紹一系列智能辦公室的措施,為您拆解疑難,越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/,作進一步的參考。

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Ref:Working Going Forward at Adtrak
Over the past 15 months, we’ve worked very hard to maintain the connection, community and culture that makes Adtrak…www.adtrak.co.uk

混合工作模式的12個要點 (一)


Photo by krakenimages on Unsplash

Office加上Work From Home這種混合工作模式,似乎已經是一個不可逆轉的工作潮流。各項調查的數據廣泛表明出,隨著我們繼續在疫情中邁進,大多數人都希望有混合工作安排 。

例如,微軟的2021年工作趨勢指數其對31個國家3萬多人的研究發現,73%的受訪者希望有遠程工作選擇。 FlexJobs 調查了2100多名在疫情流行期間進行遠程工作的人,發現如果他們不能繼續至少部分時間在家工作,58%的人會選擇離開他們的工作。思科委託進行的《未來勞動力》(Workforce of the Future)調查,訪問亞太區14個市場超過14,000名的受訪者,當中指出,香港的員工希望可以繼續保持這種嶄新工作模式,而在家工作安排可帶來多項正面成效,其中包括:分散不同工作地點的團隊仍可以保持良好運作(56%)、令決策更有效率(55%),以及提高自主性(54%)等等。

這種現象的因並不令人驚訝,遠程工作使人們能夠消除緊張的通勤,減少日常開支,並增加與家人和朋友的高質量時間。同時,許多員工懷念與他們的同事工作,亦珍惜從偶然的互動中獲得的學習機會,辦公室的實際存在對於職業發展仍是相當必要。所以最終,對大多數組織來說,轉投混合工作正正標誌著一種徹底的改變。

《哈佛商業評論》近期就發表了有關於「重新思考『回到工作』」的議題,提出12個有關混合工作模式的問題和回應,就讓我們看看究竟哪些值得企業的管理者留意:

Continue reading “混合工作模式的12個要點 (一)”

How to work effectively from home now?

How can the work-from-home mode of operation be made effective?

Your Ultimate Guide to Work from home

Ultimate Guide to Work from home

It has always been a dream of many people to work at home, to be able to work without leaving home. This year, due to the global pneumonia epidemic, many companies are suddenly faced with the challenge of avoiding their employees to work at home for long hours.

As a result, the dream of many employees suddenly came true, but soon the dream turned into a nightmare as they could not get used to working at home. Work efficiency is greatly reduced. In that case, how can the work-from-home mode of operation be made effective?

Continue reading “How to work effectively from home now?”

如何推動有效在家工作?(公司篇)

Photo by manny PANTOJA on Unsplash

上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式,今次就以在公司管理層角度,看看如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好,但在突然出現的變化下,這種程度的準備是並不可行,那麼,管理層要如何面對在家工作的挑戰?

首先,管理層需要了解清楚遠端工作的要求,否則,在缺乏準備和培訓的情況下,即使是平時表現出色的員工,在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始:

1. 缺乏互相接觸,難以獨自處理工作

有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動,或者是慣於坐在辦公桌前,被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘,亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。

2. 無法掌握工作時間,導致壓力過大

在某些情況下,在家工作的員工未能清楚掌握工作時間,不知道何時應停下來,導致自己、其同事以至下屬都受到影響,特別是在全球工作環境下,其他同儕可能全日都在線,並隨時要求支援。這時,員工們就更難以分清何時應該下班。

3. 疏離感大增

孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一,因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響,尤其是當他們在較長期遠端工作環境中,未有機會與他人交流,影響就會更大。而長期來看,孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低,甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。

4. 工作環境周圍的騷擾

不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係,會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾,這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作,往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題,亦是員工經常要面對,這些都會令到員工無法發揮應有水準。

Photo by kyryll ushakov on Unsplash

那麼,管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持?以下列舉幾項例子:

1. 訂定針對遠端工作的模式

為員工訂定適合他們的新工作模式,有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫,作出工作匯報。不論是一對一的通話,還是採取團隊通話會議,都能夠成為表達訴求和問題的渠道,令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助,減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。

彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為,在傳統的辦公時間之外工作,他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間,有助令他們保留足夠的休息時間,才能使其工作態度維持應有的水平。

2. 提供有效的線上通信軟件

僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的,近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅,例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會,尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘,也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。

當然,要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施,以免因為誤用一些未達安全標準的軟件,而導致公司資訊意外流出。

3. 增加員工社交機會,加強精神支援與鼓勵

即使是遠端工作,也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流,例如進行線上午餐,甚至是一同進行短暫的撐舉運動,或是朝會前幾分鐘的閒談,也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流,減少孤獨感。

加強精神支援,聆聽員工的訴求,也是不可缺乏的要項,建立渠道的同時,更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候,就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會,有助認知他們的壓力與不安來源,並提供相對應的支援和鼓勵。

總結

雖然因為疫情的關係,很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動,化危為機,透過利用各種數碼科技的應用,將工作流程、環境進一步數碼化,就能夠減少影響,亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示,一同渡過這個逆境。


如何能夠將辦公室數碼化,迎接數碼時代的來臨?可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求,都能一一滿足。

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如何有效在家工作?(員工篇)

在家工作一直是不少人的夢想,不出家門就能夠工作,但以前這大都只有比較新型的公司才有的工作形式。不過,今年因為肺炎肆虐全球的關係,令到不少傳統公司甚至政府部門,都突然面臨避免員工長期在公司工作的挑戰。結果,不少員工的夢想突然成真,但很快美夢就變成惡夢,很多公司未有經驗處理在家工作的流程之餘,員工亦往往因為未能習慣在家工作,令到工作效率大減。那麼,如何能夠令在家工作的模式得以有效運作呢?這篇我們先收集了一些員工方面的小技巧:

  1. 良好的工作裝備和環境
Photo by Andres Urena on Unsplash

能夠在家工作的基本條件,當然是各種工作必要的裝備。穩定的WiFi裝置絕對不能小覷,尤其是當與其他同事、客人進行線上會議的時候,突然的連線中斷可謂足以致命。

另外,在家工作的時候,周遭通常會出現一些公司不會出現的噪音或騷擾,所以,為自己劃定一個不受太多外界騷擾的工作空間至為重要,即使只是寢室裏的一角也可。這樣就能比較容易去分清楚放鬆和工作的模式,亦能夠提醒同居者減少不必要的騷擾。為自己準備一些隔音的耳機、良好的麥克風,甚至額外的顯示屏,也是能夠令工作效率提升的裝備。

2. 找出適合自己的工作模式

Photo by Simon Abrams on Unsplash

如何從家中悠閒的狀態進入認真的工作模式,至為關鍵,不少人因為無法轉換心情,往往令工作士氣不足。除了準備好工作時所需的工具外,心態調整亦是不可缺少的一環。例如早一點起床洗澡,準備一個豐富的早餐等等,令自己能夠清除睡意,讓自己身體盡快進入工作模式。

相反,有些人因為過於投入工作,由朝早做到夜晚,使得自己無法從工作抽身,進行本身在家應有的事情。所以,訂下一個工作的時間範圍亦是一個好方法,例如定下由朝早九點至夜晚六點為工作時間,在此以外則顯示自己為離線狀態,以使其他合作的同事了解你的工作時段,免得在工作以外的時段 , 事無大小也作出通知。工作時間期間亦可有適度的休息時間,參考如坊間盛行的番茄工作法等等時間管理方式,令自己好好運用時間之餘,而不會過多疲累。

3. 與同事保持溝通

Photo by Icons8 Team on Unsplash

在家工作時,與同事保持溝通能夠保持團體的工作效能,尤其是工作環境由附近坐滿同事的辦公室,變為各自在家的環境時。大家除了線上會議之外,一般工作有疑問的時候,不能輕易找到相應的同事聯系,而要緊密溝通的關鍵,在於妥善利用如Slack、Teams 等等通訊軟件。工作期間留意電郵、來訊通知等等,保持與同事之間的聯絡,使得當別人需要求助支援的時候,能夠作出適時的回應,這樣才能減少因為各人身處各地而產生的溝通疏離。

小結

Photo by Andrew Neel on Unsplash

要令在家工作的效能提升,在個人心理、溝通軟件、工作環境上,也要下一定的功夫,才能真正發揮平時在公司工作時候的水平。以上的小技巧希望能夠幫助各位有效在家工作,一同渡過這場世紀難關。


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