How to know if a room is occupied? Meeting room display

Meeting room display is the only best way to know if the room is occupied now.

How do you know whether your meeting room is occupied or not? By going in front of the room and peeking into it to see if anyone is in there? Or just knock on the door and walk into the room every time.

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A Guide To Meeting Room Booking Systems In Hong Kong Now

An introduction to meeting room booking system in Hong Kong.

Many companies around the world have learned this year that hybrid working is the way to go. According to new data from WFH Research, cited by Bloomberg, more than half of young employees say that hybrid working is the key to their willingness to stay.

This year, many companies in Hong Kong are responding to this trend by giving their employees the option to work more hours from home, while improving the quality of life of their employees and reducing their traditional rental costs.

So how to implement hybrid working in your office? First, you need to have a meeting room booking system.

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The Best 5 Taiwan Room Booking Systems In 2022

This is about Taiwan Room Booking Systems, and the lists of features of best 5 Taiwan Room Booking Systems in 2022.

All You Need To Know The Features Of The Room Booking this year

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The Best Room Display for smart office (2022)

Here is the list of the best room display for smart office in 2022.

ONES software is a hybrid working solution provider that helps companies to establish a smart office and adapt to the changing hybrid office model. Followings are the list of hardware that we recommend for companies to use as their room booking device.

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The different types of booking and how to use them

Learn all you need to know about these booking types with our guide.

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The different types of booking and how to use them

There are several type of booking that are always used by people for meeting invitation or resource reservation:

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2021年混合辦公模式大趨勢


Photo by Chris Montgomery on Unsplash

在過去一年中,我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月,實行的全新辦公模式,要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作,但不少蘋果員工發起連署,希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出,66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式,65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。

而我們看到在這些轉變中,科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢,它們正在改變我們現在和未來的工作方式。

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疫情新常態的科技對策

Photo by Austin Distel on Unsplash

疫情持續之下,企業不會簡單恢復以前的狀態,管理者要面對工作的「新常態」,不但要提升工作靈活度,亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰,而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策,使得適應的過程得以順利、迅速進行,可以將誰在哪裡,何時何地與誰一起工作等情報掌握好,建立好安全工作環境給予員工。

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智能辦公室的基本元素(II):訪客管理系統

比起房間預約,客戶首先接觸的就是訪客系統,而如何給予用戶最好的第一印象,至為重要。

上一章我們提到,智能辦公室其中一個必要元素是會議室預約系統,這次我們將提及另一個必要元素--訪客管理系統。首先,我們重溫一下智能辦公室的定義:

『智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎,透過收集數據,對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制, 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗,有助於提高生產力,亦能吸引和留住企業人才,也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間,降低企業成本,提升企業本身的品牌價值。』

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辦公室智能化對企業有何幫助?

Photo by Austin Distel on Unsplash

對於一個員工來說,在一般的辦公室工作很難是令人興奮的事情。每個人準時上班,將咖啡杯裝滿,一邊打著鍵盤,一邊進行日復一日的工作,然後等待下班。這看起來枯燥乏味,但也是大多數辦公室的現實寫照。但如果能使辦公室不再枯燥,變得高效率、有活力的話,會否就能幫助員工增加工作效率?

隨著科技的進步,辦公室智能化已經成為現今企業的必選方案,在「能辦公室的基本元素」這篇文章裏,我們已經稍微談到一些辦公室智能化的必要條件。那麼這次我們就來看看,哪些企業的部分能夠透過智能辦公室的各種元素得以提升效能。

日常環境管理

Photo by Johnson Wang on Unsplash

智能辦公室主要通過使用互相連接的智能設備,在舒適、效率和安全之間達致協同效應,可以完全消除或減少人類對辦公室工作空間管理的參與。

例如當智能辦公室系統連接到照明系統時,能夠透過感應器感測環境,而選擇是否需要照明,因而可以節省一些成本,有些甚至可以控制照明的顏色,隨時轉變工作環境的氣氛。辦公室的溫度亦可以通過安裝全天工作的恆溫器來調整。透過連接到IoT基礎設備,員工亦能夠在安裝在房間前的平板上,或者是自己手機上的應用程式,調整房間的溫度。

通過會議室智能化,能夠方便會議排程的計劃,以及增加安排會議的可行程度。 這意味著員工可以遙距為會議預留最合適的房間,並且預約所需的設備,以及聯絡所有與會者。所有這些動作都再無需透過電話和秘書進行預約,只需在手機上按幾下就能夠簡單完成。 對於管理者來說,這亦意味著能夠進行實時檢測,確定各房間以及設施的使用實況。

工作環境安全

Photo by Megan Thomas on Unsplash

一個以科技緊密聯繫的工作場所,可以有各種方式提高企業的安全程度。例如房間等辦公室設施要透過系統預約,才能加以使用。在使用預約房間前,要在登入機器上以他們的員工證進行身份驗證,方能將該房間解鎖。

辦公室的訪客管制亦能透過智能辦公室系統得以實行。一些訪客管理的功能,能夠預先發送邀請郵件給予訪客。在訪客到達時能夠使管理者迅速知悉其身份,並透過手機通知等知會相關同事跟進。系統亦能即時列印一個附有如二維碼的證件給予訪客,方便他們能夠透過證件認證,在預先設定的範圍下使用辦公室的設施。這使他們能夠賓至如歸之餘,亦能在自動化的系統下,避免訪客誤用其他設施。

服務與設備維護

Photo by Berkeley Communications on Unsplash

日常有不少牽涉辦公室的服務要進行聯絡、跟進,例如儀器準備、茶水、清潔、間隔調動、設施維修等等,一些智能辦公室系統的服務與支援功能,都能夠提供聯絡渠道,幫助員工聯絡相關的人士跟進。

員工只要在手機程式回報,或者預約設施時揀選需要的服務,相關負責人士就能夠在系統上知悉他們應該要跟進的項目。有些設備亦能自帶檢查裝置,只要與系統整合,也能夠在設備損壞之前檢測出故障,並發出警報。這使您可以在問題惡化之前進行修復,並節省昂貴的更換費用。

智能辦公室系統亦能夠同時引入服務進度列表、事後數據分析等等,能夠使管理者掌握辦公室的運作,確保員工能夠充分利用各個辦公室設施。管理者亦能透過確實的使用數據,從而得知設施的使用情況,作出辦公室上的調整,從而減低因為設施損耗、或是工作流程不順暢,而造成對工作效率的影響。

總結

Photo by Austin Distel on Unsplash

智能辦公室能夠為企業提供一個功能齊全、符合員工需要、具有吸引力的工作場所。透過使用現今的科技,創造更好的員工體驗、提升企業的生產力。 通過使用互相連結的智能設備,在舒適度、效率和企業安全之間作出適當的平衡,並透過自動化系統,從簡單的空間導航,到企業安全、庫存、設施消耗、訪客等等,都能協助員工減省日常管理程序,將生產力、時間投放到更有價值的工作範疇之上。


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智能工作空間的真正吸引力

Photo by bantersnaps on Unsplash

金融時報最近一篇關於共享工作空間的文章:《The dark side of hip office design》,提到現存的共享辦公室的確提供各類型的設施,例如開放的工作空間、遊戲機、小食區,提供遊戲、小食、啤酒、咖啡等等,給予員工一個寓工作於娛樂的環境。但不少在這些地方工作的人反映,這些設施反而令他們無法好好工作:

「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間,而拿咖啡的人龍一直存在。」

「星期五,很多人會帶他們的孩子來,所以你將坐在辦公桌,而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」

「本來應該是未來的工作模式,但對我來說卻是反工作。 。 。我不得不將自己關進電話室裡頭,才能完成工作。」

比起純粹提供遊樂設施,使得工作空間更為方便,反而較有效提升工作效率,又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間,而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難,通常企業會配備以下的常用設施:

  1. IoT裝置
  2. 智能會議室(Smart Conference Room)
  3. 智能辦公桌(Smart Desk)
  4. 室內地圖(Indoor Map)

IoT裝置

Photo by BENCE BOROS on Unsplash

IoT,即是物聯網 (Internet of Things),主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備,與互聯網連結起來,實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話,就是把所有辦公室常用裝置,如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據,集中在同一個平台上,員工就能夠透過整合好的數據進行分析,亦可以在平台上直接控制各個裝置,提升能源效益之餘,亦能減省管理成本。

智能會議室/辦公桌

不論是一般辦公室,還是共享工作空間,最多人使用的公司資源,莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議,員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程,而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程,智能會議室/辦公桌就能夠節省這些資源。

只要安裝好電子標牌在會議室的門前,或者是辦公桌上面,利用相對應的預約系統,就能夠輕易即時預約之餘,又能在不同平台、界面上處理會議排程,毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量,從而作出資源分配, 節約能源

這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用, 如調整會議室的照明和溫度,將管理系統一體化, 簡化一些行政流程,從而達致工作效率的大幅提升。

室內地圖

地圖是我們日常生活的重要組成部分。 實際上,我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中,地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用,幫助我們導航到應到之處。

同樣對於一些辦公室大樓,當一些客人第一次到達會議的場地,他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖,上面標誌著他們即將要出席的會議,以及地點,輕易就能掌握辦公室的梗概,從而知悉到達會議地方的路線。

小結

無論是一個全新的開放式辦公室,還是想將現有的辦公室改頭換面,增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置,不單止能令您的辦公室格調提升,更能夠帶來極高的投資回報。 

透過辦公室智能化,您的員工將會受到更少的額外干擾,更能專注工作更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。

如何能夠令到辦公室煥然一新,迎接數碼時代的來臨?可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求,都能一一滿足,提升公司形象之餘,員工整體工作效率亦會大幅提高。


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