Remote Work: Major Consideration For Silicon Valley People Now

As the epidemic recedes, is hybrid working still the way to go? Silicon Valley now appears to be an important indicator.

Photo by Carles Rabada on Unsplash

In 2022, people will begin to return to their old ways of living and working as different policies are gradually relaxed around the world. Over the past two years, many companies have had to implement remote work in a short period of time and have learned how to effectively implement a hybrid work model, which means remote work and office work at the same time, to ensure employee safety while reducing the impact of COVID-19 on business operations. As the epidemic recedes, is hybrid working still the way to go? Silicon Valley now appears to be an important indicator.

Apple Inc. ended its two-year work-from-home policy during the COVID-19 pandemic on April 11, and its employees began returning to the office today. While many technology companies have offered some employees the option to work from home permanently, Apple is not one of them. She made it clear that employees will eventually need to return to work in the office.

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2021年混合辦公模式大趨勢


Photo by Chris Montgomery on Unsplash

在過去一年中,我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月,實行的全新辦公模式,要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作,但不少蘋果員工發起連署,希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出,66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式,65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。

而我們看到在這些轉變中,科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢,它們正在改變我們現在和未來的工作方式。

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How to work effectively from home now?

How can the work-from-home mode of operation be made effective?

Your Ultimate Guide to Work from home

Ultimate Guide to Work from home

It has always been a dream of many people to work at home, to be able to work without leaving home. This year, due to the global pneumonia epidemic, many companies are suddenly faced with the challenge of avoiding their employees to work at home for long hours.

As a result, the dream of many employees suddenly came true, but soon the dream turned into a nightmare as they could not get used to working at home. Work efficiency is greatly reduced. In that case, how can the work-from-home mode of operation be made effective?

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如何推動有效在家工作?(公司篇)

Photo by manny PANTOJA on Unsplash

上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式,今次就以在公司管理層角度,看看如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好,但在突然出現的變化下,這種程度的準備是並不可行,那麼,管理層要如何面對在家工作的挑戰?

首先,管理層需要了解清楚遠端工作的要求,否則,在缺乏準備和培訓的情況下,即使是平時表現出色的員工,在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始:

1. 缺乏互相接觸,難以獨自處理工作

有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動,或者是慣於坐在辦公桌前,被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘,亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。

2. 無法掌握工作時間,導致壓力過大

在某些情況下,在家工作的員工未能清楚掌握工作時間,不知道何時應停下來,導致自己、其同事以至下屬都受到影響,特別是在全球工作環境下,其他同儕可能全日都在線,並隨時要求支援。這時,員工們就更難以分清何時應該下班。

3. 疏離感大增

孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一,因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響,尤其是當他們在較長期遠端工作環境中,未有機會與他人交流,影響就會更大。而長期來看,孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低,甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。

4. 工作環境周圍的騷擾

不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係,會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾,這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作,往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題,亦是員工經常要面對,這些都會令到員工無法發揮應有水準。

Photo by kyryll ushakov on Unsplash

那麼,管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持?以下列舉幾項例子:

1. 訂定針對遠端工作的模式

為員工訂定適合他們的新工作模式,有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫,作出工作匯報。不論是一對一的通話,還是採取團隊通話會議,都能夠成為表達訴求和問題的渠道,令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助,減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。

彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為,在傳統的辦公時間之外工作,他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間,有助令他們保留足夠的休息時間,才能使其工作態度維持應有的水平。

2. 提供有效的線上通信軟件

僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的,近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅,例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會,尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘,也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。

當然,要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施,以免因為誤用一些未達安全標準的軟件,而導致公司資訊意外流出。

3. 增加員工社交機會,加強精神支援與鼓勵

即使是遠端工作,也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流,例如進行線上午餐,甚至是一同進行短暫的撐舉運動,或是朝會前幾分鐘的閒談,也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流,減少孤獨感。

加強精神支援,聆聽員工的訴求,也是不可缺乏的要項,建立渠道的同時,更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候,就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會,有助認知他們的壓力與不安來源,並提供相對應的支援和鼓勵。

總結

雖然因為疫情的關係,很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動,化危為機,透過利用各種數碼科技的應用,將工作流程、環境進一步數碼化,就能夠減少影響,亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示,一同渡過這個逆境。


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有助提升公司形象之餘,各類企業資源管理、數據分析亦能夠透過同一平台進行,整體工作效率藉以大幅提高。


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如何有效在家工作?(員工篇)

在家工作一直是不少人的夢想,不出家門就能夠工作,但以前這大都只有比較新型的公司才有的工作形式。不過,今年因為肺炎肆虐全球的關係,令到不少傳統公司甚至政府部門,都突然面臨避免員工長期在公司工作的挑戰。結果,不少員工的夢想突然成真,但很快美夢就變成惡夢,很多公司未有經驗處理在家工作的流程之餘,員工亦往往因為未能習慣在家工作,令到工作效率大減。那麼,如何能夠令在家工作的模式得以有效運作呢?這篇我們先收集了一些員工方面的小技巧:

  1. 良好的工作裝備和環境
Photo by Andres Urena on Unsplash

能夠在家工作的基本條件,當然是各種工作必要的裝備。穩定的WiFi裝置絕對不能小覷,尤其是當與其他同事、客人進行線上會議的時候,突然的連線中斷可謂足以致命。

另外,在家工作的時候,周遭通常會出現一些公司不會出現的噪音或騷擾,所以,為自己劃定一個不受太多外界騷擾的工作空間至為重要,即使只是寢室裏的一角也可。這樣就能比較容易去分清楚放鬆和工作的模式,亦能夠提醒同居者減少不必要的騷擾。為自己準備一些隔音的耳機、良好的麥克風,甚至額外的顯示屏,也是能夠令工作效率提升的裝備。

2. 找出適合自己的工作模式

Photo by Simon Abrams on Unsplash

如何從家中悠閒的狀態進入認真的工作模式,至為關鍵,不少人因為無法轉換心情,往往令工作士氣不足。除了準備好工作時所需的工具外,心態調整亦是不可缺少的一環。例如早一點起床洗澡,準備一個豐富的早餐等等,令自己能夠清除睡意,讓自己身體盡快進入工作模式。

相反,有些人因為過於投入工作,由朝早做到夜晚,使得自己無法從工作抽身,進行本身在家應有的事情。所以,訂下一個工作的時間範圍亦是一個好方法,例如定下由朝早九點至夜晚六點為工作時間,在此以外則顯示自己為離線狀態,以使其他合作的同事了解你的工作時段,免得在工作以外的時段 , 事無大小也作出通知。工作時間期間亦可有適度的休息時間,參考如坊間盛行的番茄工作法等等時間管理方式,令自己好好運用時間之餘,而不會過多疲累。

3. 與同事保持溝通

Photo by Icons8 Team on Unsplash

在家工作時,與同事保持溝通能夠保持團體的工作效能,尤其是工作環境由附近坐滿同事的辦公室,變為各自在家的環境時。大家除了線上會議之外,一般工作有疑問的時候,不能輕易找到相應的同事聯系,而要緊密溝通的關鍵,在於妥善利用如Slack、Teams 等等通訊軟件。工作期間留意電郵、來訊通知等等,保持與同事之間的聯絡,使得當別人需要求助支援的時候,能夠作出適時的回應,這樣才能減少因為各人身處各地而產生的溝通疏離。

小結

Photo by Andrew Neel on Unsplash

要令在家工作的效能提升,在個人心理、溝通軟件、工作環境上,也要下一定的功夫,才能真正發揮平時在公司工作時候的水平。以上的小技巧希望能夠幫助各位有效在家工作,一同渡過這場世紀難關。


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