企業如何迎接新的辦公模式


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根據美國著名資訊科技研究和顧問公司Gartner的一項調查,90%的受訪者計劃在COVID-19疫苗被廣泛採用後,仍允許員工至少在部分時間內進行遠程工作,可見這種在家和在辦公室工作的混合模式將成為許多企業的常態。而在過去的一年裡,不同的企業一直處於變革、實驗和轉型的狀態,因為他們正在重新摸索著COVID 疫情之後未來工作的模式。

「回歸工作場所不僅僅是一個行政上的挑戰,更是一個人性的挑戰。」Gartner人力資源業務諮詢副總裁Elisabeth Joyce說。「雖然包括CEO、總法律顧問和CFO在內的幾個人將參與決定何時、誰以及如何重返辦公室,但人力資源總監必須成為員工的代言人。」

根據在2020年5月5日Gartner調查的四百多位人力資源高層中,有三分之一的人回覆說,他們還不知道什麼時候能夠重新開放已關閉的設施,並開始讓員工回來。在另一個調查的142位人力資源高層中,44%的人反映正在計劃一個自願回歸工作場所的時期,如果需要,員工可以繼續在家工作。

Joyce 指出,當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時,員工的當下感受和反應很可能相當明顯,「企業在未來幾個月內所做的決定,將左右其未來幾年的企業品牌」

Gartner 則提出幾個政策要點,值得我們參考:

何時恢復正常?

健康和安全應該是至關重要,所以除了訂立開放工作場所的計劃外,各企業還必須制定重新關閉辦公場所的計劃,並確定觸發重新關閉的條件,知悉員工。

人力資源部門必須對正在進行的措施努力保持高透明度和具體,以便員工了解為他們制定的安全措施。僅僅確立安全措施是不足夠,員工的認知才是關鍵,說到底人需要有安全感。

企業亦要理解員工是回歸正常工作決策的利益關係者。人力資源部門應該收集數據,評估員工對重返工作場所的情緒和舒適度 。一旦員工重返工作崗位,就應持續監測,把握員工的反應。

一旦員工不願意或不能重返工作崗位,企業不應強迫他們。而如果員工開始感到不安全,這應該就是重新關閉辦公場所的一個重大誘因。

誰先回到公司?

Gartner 認為,企業不應一次過將員工返回公司,理應逐步進行,並根據他們的角色、工作、技能和遠程工作的能力安排。人力資源部門也應該利用近期遠程工作的經驗,來確定哪些員工能夠迅速適應並保持遠程工作的效率。最終,要錯開各人返回工作場所的時間,盡量減少對不必返回公司的員工的影響。

另外,應根據工作來決定是否安排遠程工作,而非員工個人。在員工仍然保持遠程工作下,要求管理人員提出要員工返回辦公室的確實理由。雇主應以靈活的方式領導,而不是製定僵硬的工作政策。


政策的人性化,能夠建構員工返回工作場所的體驗是至關重要,這既是為了維護員工的安全和福祉,也是為了推動業務成果的關鍵。而作為智能辦公室推動一員的ONEs Software,我們認為政策之外,管理工具的配合亦尤其重要。

掌握好誰人在何時回到辦公室,還是在家工作,是在本身的位置處理職務,還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議,並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統,將會是企業未來要面對的課題。

當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時,就會產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等,都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生,確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。

例如透過會議室預約系統,就能整合各種企業管理功能,提供會議室的各種資訊,以作企業管理之用,並將會議室排程集中於同一個平台,使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄,在訂定重返工作崗位有莫大幫助。系統亦能夠配合各平台上的應用程式,使員工可以在不同時間、地點,都能夠輕鬆安排會議,增加工作透明度,給予員工足夠的安全感。

訪客管理系統亦是另一個不可缺少的工具。比起房間預約,客戶首先接觸的就是訪客系統,而如何給予用戶最好的第一印象,尤其現今注重防疫工作,如何確保訪客及員工健康安全,至為重要。

訪客系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時,系統能夠印刷證件予訪客,透過IoT的控制設備,能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施,並防止他們進入危險,或是高度機密的地方。

訪客系統亦能要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況,並保持跟踪這些記錄,以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸。同時,企業利用非接觸式登錄,能夠大大提高工作場所的健康水平。

做好迎接混合工作模式準備,就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變,對於企業競爭力和形象,將會是莫大裨益。那麼,企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加,而對他們的工作場所進行變更?

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Ref:

https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-05-20-gartner-survey-finds-64–of-hr-leaders-are-making-emp