智能辦公室的基本元素:會議室預約系統

現在的企業不論規模大小,都希望將公司變為智能辦公室,以使公司的各種資源得以充分利用。 那麼怎樣才算是一個智能辦公室?

智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎,透過收集數據,對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制, 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗,有助於提高生產力,亦能吸引和留住企業人才,也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間,降低企業成本,提升企業本身的品牌價值。

智能辦公室主要透過利用 iBeacon、感測器和電話應用程式等等電子工具,幫助員工處理公務上的瑣事,從而使他們能夠專注較重要的事務,而其中一個智能辦公室不可或缺的基本元素,就是會議室預約系統。會議室預約系統主要讓使用者能夠快捷地找出適合的會議室,並完成會議室的預訂,配合各平台上的應用程式,使員工可以在不同時間、地點,都能夠輕鬆安排會議。會議室預約系統亦能夠提供會議室的各種資訊,以作企業管理之用,並將會議室排程集中於同一個平台,使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄。

我司藉著推出的 Bookings ONE,希望提供一個嶄新的會議室預約系統,可以使企業能夠充分善用辦公室資源。 Bookings ONE 主要有以下功能:

會議室預約時間表

會議室預約系統的根本,莫過於預約時間表。 我司製作Bookings ONE時, 力求預約時間表達致清楚簡潔的要求,並且支援所有電腦界面和手機端的操作。無論你在哪裡,只要打開手機,都能輕易地管理到所有房間的狀態。

房間電子標牌

房間電子標牌安裝在房間門前,可以清楚地顯示房間現在的使用狀態,確保使用者不會不小心去錯別的房間之餘,也能透過展示適合的圖像,以提升公司形象。

Bookings ONE的房間電子標牌,支援 iOS, Android,Windows 這些不同作業系統的平板設備,使用者可以在輕鬆地走到房間門前,就能進行即時的房間預約,快捷方便。 我司同時支援附有指示燈的顯示設備,就算在遠處,使用者也能清楚地看見指示燈的顏色,從而得知哪些房間已被預約。指示燈的顏色主要分為三種:綠色代表可供使用,橙色代表已預約,而紅色代表正在使用。當你突然需要展開會議,又擔心不知道會不會有其他人已預約某些房間的話,指示燈絕對是你公司裏的明燈。

3D 平面圖

如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄,預約系統的界面設計至為重要。假設在公司有50間會議室,一般坊間的預約系統就會把這50間會議室的狀態、預約資料等,以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊,但是表現方式並不直觀, 管理者往往要從頭到尾消化大量數據,容易使管理者過於疲勞,甚或看漏一些資訊,導致資源錯配等問題。

有見及此,Bookings ONE在傳統的列表顯示外,銳意加入能夠顯示各個樓層的3D平面圖功能,用最容易理解的方法去顯示所有房間的狀態,即使一個樓層數十間房間也能一目了然, 管理者再也無需花時間去看每一個房間的預約狀態。

實時分析

另一個有效幫助企業管理者去利用公司資源的方法,就是實時的數據分析。現在租金飛騰,會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。通過我司的系統,管理者能以圖像化的分析,理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等,亦能匯出成為 Excel 形式的分析報告,從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用,從而更有效運用、分配公司的資源。

無瑕連接日曆系統

Google和Outlook的日曆系統相當深入民心,在未有會議室預約系統的公司裡面,主要都是用這些日曆系統去作出管理。我司理解,縱使 Bookings ONE 能夠提供更好的用戶體驗給各個用家,但要所有使用者短期內放棄使用多年的日曆系統,改用 Bookings ONE 的界面的話,很多用戶一下子難以適應。

為此, 我司花了不少開發時間,成功無痕連接上 Google Calendar / Exchange server / Office 365 這些主要在公司會使用的日曆系統,能夠即時將第三方系統的預約,同步到 Bookings ONE 裡頭。這樣新用戶在未熟悉我們的界面前,可以繼續使用他們本來一直使用的日曆系統作出預約,也能夠同時間使用 Bookings ONE 裡頭的各種功能。

更多在細節

除了以上所提到的功能外,Bookings ONE 還有更多的功能與細節,務求提供最好的用戶體驗給企業,不論是管理層還是員工的需求都能一一滿足,從而提升公司形象和員工整體工作效率。

欲免向隅,馬上聯繫我們: hello@ones.software / (+852) 5538 3410, 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 :https://ones.software/bookings-one/zh-hk