智能辦公室的基本元素(II):訪客管理系統

上一章我們提到,智能辦公室其中一個必要元素是會議室預約系統,這次我們將提及另一個必要元素--訪客管理系統。首先,我們重溫一下智能辦公室的定義:

『智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎,透過收集數據,對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制, 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗,有助於提高生產力,亦能吸引和留住企業人才,也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間,降低企業成本,提升企業本身的品牌價值。』

比起房間預約,客戶首先接觸的就是訪客系統,而如何給予用戶最好的第一印象,至為重要。傳統的訪客管理,需要不少人手處理訪客到來以及其相關的文件,亦要透過電話聯絡員工以作客戶的招待。若要知道過往有多少訪客到訪、何時到訪、聯絡資料等,也要翻查大量的文件才能將資料整合。辦公室的安全,亦隨時因為訪客無意闖入一些高度機密、甚至危險的地方,而受到威脅。那智能訪客管理系統又如何能夠幫助企業?

訪客管理系統,是指能夠追蹤進入辦公室的訪客的系統,而這些訪客可以是客戶、速遞員、面試者、承包商等等。訪客管理系統採用一個更容易使用的電子平台,取代傳統的紙本訪客記錄,容許管理者能夠監控進入企業、校園或其他設施範圍內的訪客。因為訪客如果想進入某些地方,必須完成登記並使用相應的訪客證件。這種訪客管理步驟的電子化,能夠減少處理的人手、增強用戶體驗,更能保障訪客、公司的安全。

電子化訪客記錄

訪客登記系統最基本的目的,就是一個記錄系統。企業的管理者需要知道誰在設施範圍內,他們甚麼時候在哪裡,以及到訪的目的。而訪客管理系統中,最基本的功能就是登記處,所有的訪客登記都與此有關。

透過電子化登記系統,沒有人能夠在未登記的情況下,進入企業等設施範圍內。有些登記系統更能協助員工替訪客進行事前登記,就能從事前、到訪、到事後,進行一系列的自動記錄追蹤,方便員工管控每一位訪客的使用狀況。登記完之後,亦能即時通知接待的員工,或是在樓層顯示中顯示出引路的指示。事後亦能將訪客的資料,例如到訪時間、使用設施,或者問卷結果等等,輕易作出搜尋,並統合成分析報告,以作往後的資源配置以及生產力提升。

有效企業管控

訪客登記系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時,系統能夠印刷證件予訪客,透過IoT的控制設備,能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施,並防止他們進入危險,或是高度機密的地方。這亦能進一步防止盜竊和故意破壞等行為,加強企業自身的安全。

通過訪客管理系統,企業管理者亦可以在手機、電腦上,隨時知道到誰在哪裡、何時進入和離開建築物。在發生災害等緊急情況下,管理者可以即時得知訪客的位置,有任何訪客被困的話,他們也可以有方法從訪問記錄知道其行蹤。

建立良好聲譽

訪客管理系統可以幫助組織建立一個更強大的企業聲譽,因為一個良好的管理系統,可以從清楚掌握訪客的到訪體驗,建立員工和訪客之間的相互信任。而一個嚴謹的安全系統,會給予初次到訪的訪客留下深刻的印象,這正正影響你的企業聲譽。因為他們知道您的企業對他們的安全管理非常重視,同樣企業管理亦是。

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辦公室智能化對企業有何幫助?

Photo by Austin Distel on Unsplash

對於一個員工來說,在一般的辦公室工作很難是令人興奮的事情。每個人準時上班,將咖啡杯裝滿,一邊打著鍵盤,一邊進行日復一日的工作,然後等待下班。這看起來枯燥乏味,但也是大多數辦公室的現實寫照。但如果能使辦公室不再枯燥,變得高效率、有活力的話,會否就能幫助員工增加工作效率?

隨著科技的進步,辦公室智能化已經成為現今企業的必選方案,在「能辦公室的基本元素」這篇文章裏,我們已經稍微談到一些辦公室智能化的必要條件。那麼這次我們就來看看,哪些企業的部分能夠透過智能辦公室的各種元素得以提升效能。

日常環境管理

Photo by Johnson Wang on Unsplash

智能辦公室主要通過使用互相連接的智能設備,在舒適、效率和安全之間達致協同效應,可以完全消除或減少人類對辦公室工作空間管理的參與。

例如當智能辦公室系統連接到照明系統時,能夠透過感應器感測環境,而選擇是否需要照明,因而可以節省一些成本,有些甚至可以控制照明的顏色,隨時轉變工作環境的氣氛。辦公室的溫度亦可以通過安裝全天工作的恆溫器來調整。透過連接到IoT基礎設備,員工亦能夠在安裝在房間前的平板上,或者是自己手機上的應用程式,調整房間的溫度。

通過會議室智能化,能夠方便會議排程的計劃,以及增加安排會議的可行程度。 這意味著員工可以遙距為會議預留最合適的房間,並且預約所需的設備,以及聯絡所有與會者。所有這些動作都再無需透過電話和秘書進行預約,只需在手機上按幾下就能夠簡單完成。 對於管理者來說,這亦意味著能夠進行實時檢測,確定各房間以及設施的使用實況。

工作環境安全

Photo by Megan Thomas on Unsplash

一個以科技緊密聯繫的工作場所,可以有各種方式提高企業的安全程度。例如房間等辦公室設施要透過系統預約,才能加以使用。在使用預約房間前,要在登入機器上以他們的員工證進行身份驗證,方能將該房間解鎖。

辦公室的訪客管制亦能透過智能辦公室系統得以實行。一些訪客管理的功能,能夠預先發送邀請郵件給予訪客。在訪客到達時能夠使管理者迅速知悉其身份,並透過手機通知等知會相關同事跟進。系統亦能即時列印一個附有如二維碼的證件給予訪客,方便他們能夠透過證件認證,在預先設定的範圍下使用辦公室的設施。這使他們能夠賓至如歸之餘,亦能在自動化的系統下,避免訪客誤用其他設施。

服務與設備維護

Photo by Berkeley Communications on Unsplash

日常有不少牽涉辦公室的服務要進行聯絡、跟進,例如儀器準備、茶水、清潔、間隔調動、設施維修等等,一些智能辦公室系統的服務與支援功能,都能夠提供聯絡渠道,幫助員工聯絡相關的人士跟進。

員工只要在手機程式回報,或者預約設施時揀選需要的服務,相關負責人士就能夠在系統上知悉他們應該要跟進的項目。有些設備亦能自帶檢查裝置,只要與系統整合,也能夠在設備損壞之前檢測出故障,並發出警報。這使您可以在問題惡化之前進行修復,並節省昂貴的更換費用。

智能辦公室系統亦能夠同時引入服務進度列表、事後數據分析等等,能夠使管理者掌握辦公室的運作,確保員工能夠充分利用各個辦公室設施。管理者亦能透過確實的使用數據,從而得知設施的使用情況,作出辦公室上的調整,從而減低因為設施損耗、或是工作流程不順暢,而造成對工作效率的影響。

總結

Photo by Austin Distel on Unsplash

智能辦公室能夠為企業提供一個功能齊全、符合員工需要、具有吸引力的工作場所。透過使用現今的科技,創造更好的員工體驗、提升企業的生產力。 通過使用互相連結的智能設備,在舒適度、效率和企業安全之間作出適當的平衡,並透過自動化系統,從簡單的空間導航,到企業安全、庫存、設施消耗、訪客等等,都能協助員工減省日常管理程序,將生產力、時間投放到更有價值的工作範疇之上。


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