2021年混合辦公模式大趨勢


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在過去一年中,我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月,實行的全新辦公模式,要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作,但不少蘋果員工發起連署,希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出,66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式,65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。

而我們看到在這些轉變中,科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢,它們正在改變我們現在和未來的工作方式。

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智能工作空間的真正吸引力

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金融時報最近一篇關於共享工作空間的文章:《The dark side of hip office design》,提到現存的共享辦公室的確提供各類型的設施,例如開放的工作空間、遊戲機、小食區,提供遊戲、小食、啤酒、咖啡等等,給予員工一個寓工作於娛樂的環境。但不少在這些地方工作的人反映,這些設施反而令他們無法好好工作:

「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間,而拿咖啡的人龍一直存在。」

「星期五,很多人會帶他們的孩子來,所以你將坐在辦公桌,而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」

「本來應該是未來的工作模式,但對我來說卻是反工作。 。 。我不得不將自己關進電話室裡頭,才能完成工作。」

比起純粹提供遊樂設施,使得工作空間更為方便,反而較有效提升工作效率,又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間,而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難,通常企業會配備以下的常用設施:

  1. IoT裝置
  2. 智能會議室(Smart Conference Room)
  3. 智能辦公桌(Smart Desk)
  4. 室內地圖(Indoor Map)

IoT裝置

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IoT,即是物聯網 (Internet of Things),主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備,與互聯網連結起來,實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話,就是把所有辦公室常用裝置,如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據,集中在同一個平台上,員工就能夠透過整合好的數據進行分析,亦可以在平台上直接控制各個裝置,提升能源效益之餘,亦能減省管理成本。

智能會議室/辦公桌

不論是一般辦公室,還是共享工作空間,最多人使用的公司資源,莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議,員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程,而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程,智能會議室/辦公桌就能夠節省這些資源。

只要安裝好電子標牌在會議室的門前,或者是辦公桌上面,利用相對應的預約系統,就能夠輕易即時預約之餘,又能在不同平台、界面上處理會議排程,毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量,從而作出資源分配, 節約能源

這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用, 如調整會議室的照明和溫度,將管理系統一體化, 簡化一些行政流程,從而達致工作效率的大幅提升。

室內地圖

地圖是我們日常生活的重要組成部分。 實際上,我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中,地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用,幫助我們導航到應到之處。

同樣對於一些辦公室大樓,當一些客人第一次到達會議的場地,他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖,上面標誌著他們即將要出席的會議,以及地點,輕易就能掌握辦公室的梗概,從而知悉到達會議地方的路線。

小結

無論是一個全新的開放式辦公室,還是想將現有的辦公室改頭換面,增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置,不單止能令您的辦公室格調提升,更能夠帶來極高的投資回報。 

透過辦公室智能化,您的員工將會受到更少的額外干擾,更能專注工作更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。

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