不少公司在COVID-19影響下，考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考工作空間需求，更新工作空間設計，以符合將來更加具靈活度，支援居家工作和共享工作空間的混合工作模式。
所以，要了解如何將固有的工作場所，重塑為可持續發展的協作工作文化，才能迎合經濟逐步復蘇後，有效管理混合型的工作模式，並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼，有哪些關鍵元素值得留意？
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確保工作環境的各類安全
為不同處所工作的員工提供一個安全的工作環境，是其中一個混合工作模式的一大要點。混合工作模式將會大幅增加企業需要覆蓋的工作點之餘，企業亦會顧慮到不同工作地點的安全水平考量，例如疫情威脅和系統安全等等。
疫情威脅方面，保持員工社交距離已經成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域或會議室，管理員都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，希望有效引入COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公。
同時，企業亦要確保為工作環境進行持續、有效的清潔。例如在不同員工使用工作區域之間，就需要進行各種消毒程序，以避免病毒的傳播，而當中消毒過程的預約、跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。
保持不同工作隊伍的靈活性亦是維持工作效率的關鍵。員工需要透過聯絡平台，獲得足夠資訊，以便他們知道何時可以回到公司工作，並能夠同時工作的同儕，作出相應的工作安排。 企業亦需要提供足夠的靈活性，使員工可以選擇在家工作的日子，保持工作效率。
系統安全方面，多層的系統安全保障，是抵禦網絡攻擊的最佳防禦措施。例如採用虛擬私人網絡（VPN）和桌面虛擬化 （Virtual Desktop Infrastructure），能夠為遠程工作者建立一個安全、加密的通道，以使用工作數據和各種應用程序。企業亦可以啟用應用程序中的多重要素驗證（Multi-factor authentication），以確保未經授權的人員更難駭進企業系統進行各種行為。
有效的數據加密和備份，亦能堵塞系統的安全漏洞，加強應對各種突發情況的應對和組織防禦能力，以防止各種基於數據洩漏而可能引發的網絡欺騙及竊聽，和避免受損的數據被網絡犯罪分子利用的威脅。
加強各員工間的溝通
人性從來是企業安全最脆弱的一環，不論系統有多完善，漏洞往往都從員工本身的不同行為而產生。所以，企業必須做好員工培訓，提醒員工在嶄新的混合工作模式下，有什麼注意事項。
除此之外，處於不同場所工作的團隊之間亦會有認知不平等的情況出現，導致團隊和企業業務的目標脫節，工作效率大受影響。為了克服這一問題，企業都需要雙管齊下，以加強各員工間的溝通。
針對混合工作模式，企業必須盡早選擇好能夠實現新模式協作的科技資源。如果於辦公室工作和遠端的員工未能有效地溝通，高效協作將無法實現。除了幫助團隊間保持聯繫之外，隨手可得、易於使用的協作工具，例如Slack、Zoom、Trello等等，也是非常重要的部分。這些工具能讓同事們在企業項目上共同實時合作，幫助混合型的員工保持無縫溝通，即使有物理上的距離，也能建立團隊合作的意識。
近來不少研究發現，長期的遠端工作，會使得員工因為失去與他人接觸的關係而感到寂寞，工作效率大減。企業亦應考慮到顧及員工本身的心理質素，在高科技的活動模式間保持社交聯繫，例如有意通過視像會議建立定期的敘舊，甚至建立一些非以工作為中心的特定聊天渠道，或提供心理輔導等等，就能避免傳染風險的同時，強化員工的社交聯繫，建立健康的企業組織文化。
未來的工作將會變為混合型模式，而企業現在必須作出行動，早着先機，提供一個合適的混合型工作環境，從而有效支援員工，廣納人才，迎接新來的挑戰和機遇。
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