Smart Office, Building the Future.
經濟衰退、凍結招聘或將使得員工放棄在家工作，重回辦公室。而企業正努力透過混合工作模式取得適當平衡。
《路透社》周五（6月3日）獲得一份特斯拉給予主管層級的內部信，特斯拉創辦人兼CEO馬斯克（Elon Musk）在信中提到對經濟情勢有「超級不祥的預感」，更下令暫停全球新員工招聘，同時還透露將裁減10%的特斯拉員工。消息傳出後，特斯拉股價應聲暴跌逾9%。不過馬斯克早兩天（6月4日）又再改口稱，員工總數將增加，但受薪員工人數與現時相對持平（fairly flat），似乎特斯拉都要在經濟不明朗之下掙扎。
閱讀全文〈經濟持續衰退，企業如何面對新工作模式？〉有時您會聽到如 Facebook 等公司，會以電影、食物和口頭禪等來命名他們的會議室。這些根據自己的品牌選擇會議室名字、顏色和設計的公司，有助於為您的客戶提供一個良好的第一印象，建立您的公司品牌形象。
有時您會聽到如 Facebook 等公司，會以電影、食物和口頭禪等來命名他們的會議室。這些根據自己的品牌選擇會議室名字、顏色和設計的公司，有助於為您的客戶提供一個良好的第一印象，建立您的公司品牌形象。
一個會議室的名稱，不僅僅是一個簡單的命名，而是訴說出很多關於您的企業、您的價值觀、您的目標，以及您希望別人如何看待您。
以下有幾個有關例子，相信會為您提供不少命名上的點子：
閱讀全文〈為什麼要為您的會議室命名？〉2022年，都市人每日都透過手機上網去做各種各樣的事，網上理財、Facebook IG、打機拍片、買賣交易。有些人可以忘記帶錢包出街，但不能不帶手機出街。對於大小企業來說，不論對外的客戶還是對內的員工，手機應用程式還是一種不可或缺的重要媒介。
2022年，都市人每日都透過手機上網去做各種各樣的事，網上理財、Facebook IG、打機拍片、買賣交易。有些人可以忘記帶錢包出街，但不能不帶手機出街。對於大小企業來說，不論對外的客戶還是對內的員工，手機應用程式還是一種不可或缺的重要媒介。
Your mobile device has quickly become the easiest portal into your digital self. — — Phil Nickinson, Editor of Android Central
在2012年前後，開發到一個便利易用的手機應用程式，近乎等同掘到第一桶金。時至今天，手機應用開發逐漸衍生出不同的類型，客戶能夠按照自己不同的需要、資源、開發時間等等，去選擇適合該企業手機應用的開發類型。
閱讀全文〈2022年企業需要的手機應用程式〉2022年，全球各地逐漸放寬不同的防疫政策，人們亦開始回復以往的生活、工作模式。這兩年多以來，不少公司要在短時間内實行遠端工作，並學習如何有效地將混合工作模式實踐，亦即是遠端工作和辦公室工作同時進行，在確保員工安全之餘，亦減低COVID-19對於企業運作的影響。而當疫情漸退之際，混合工作模式是否仍然是企業應持續實行的模式？現在的矽谷看來是一個重要指標。
2022年，全球各地逐漸放寬不同的防疫政策，人們亦開始回復以往的生活、工作模式。這兩年多以來，不少公司要在短時間内實行遠端工作，並學習如何有效地將混合工作模式實踐，亦即是遠端工作和辦公室工作同時進行，在確保員工安全之餘，亦減低COVID-19對於企業運作的影響。而當疫情漸退之際，混合工作模式是否仍然是企業應持續實行的模式？現在的矽谷看來是一個重要指標。
閱讀全文〈遠端工作已成為矽谷人的考慮要項〉客戶為香港著名飲料製造商。為推動位於香港鰂魚涌其辦公室的數碼轉型，加強辦公室的資源運用，該企業採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的資源預約系統，管理如房間、設備、相應房間服務等的辦公室資源，以及訪客管理，配合Qbic 的TD-1050 Pro 協助房間預約，從而建構出適合其辦公室的理想環境。
業務類型：飲料製造商
主要用家：上百名員工
使用功能：房間預約、訪客與設備管理系統
案例分析：
客戶為香港著名飲料製造商。為推動位於香港鰂魚涌其辦公室的數碼轉型，加強辦公室的資源運用，該企業採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的資源預約系統，管理如房間、設備、相應房間服務等的辦公室資源，以及訪客管理，配合Qbic 的TD-1050 Pro 協助房間預約，從而建構出適合其辦公室的理想環境。
員工能夠透過Bookings ONE 的網頁版平台，或直接在Outlook 介面上使用Bookings ONE的預約功能，進行各類資源的預約，鼓勵員工善用有限的辦公室資源。負責訪客管理的接待生亦能在同一平台進行訪客到訪的流程，毋須透過不同平台或軟件處理日常事務，減少學習系統運作的時間，避免因為重複、不必要的操作造成費時失事。
房門前的Qbic TD-1050 Pro 除了能夠協助用家理解房間當前使用情況和預約日程，內附的NFC/RFID 讀卡器更能令預約過程一體化，毋須額外安裝其他配件，用家就能以員工卡進行身份認證，快速完成預約程序，令辦公室運作得以暢順無阻。
欲免向隅，馬上聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 ： https://ones.software/hk/bookings-one/。
客戶為香港重要政府機關， 該客戶現包含兩幢大樓，以提供足夠使用場所予該機關的主要任職人士。為提升該會各辦公室資源的使用效率，該客戶採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的房間預約系統，配合Crestron的房間預約面板TSS-1070和傳感器，務求為各主要用家提供合適的智能辦公室環境。
業務類型：政府機關
主要用家：數十名
使用功能：房間預約系統
客戶為香港重要政府機關， 該客戶現包含兩幢大樓，以提供足夠使用場所予該機關的主要任職人士。為提升該會各辦公室資源的使用效率，該客戶採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的房間預約系統，配合Crestron的房間預約面板TSS-1070和傳感器，務求為各主要用家提供合適的智能辦公室環境。
用家能夠透過Bookings ONE 的預約系統，在日程表上預約位於不同大樓、樓層的會議室、記者招待室，以預留日常工作的場地。他們亦能在各房間門口的Crestron房間預約面板進行即時的預約，亦可透過該預約面板上的燈光顏色，來判定該房間當時是否未被使用。
為提升辦公室資源效率，Bookings ONE 能夠將指定時間內未有簽到的房間重新釋放，配以Crestron 傳感器來斷定應否將房間登出，從而使得閒置的資源能被及時運用。Bookings ONE 亦給予該機關的管理員設定多項資源使用規則和限額措施，以鼓勵用家善用房間，令有限的辦公室資源能夠有效分配予所有使用者。
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案例分析：客戶為香港著名大型藝術園區，該文化區包括數個大型場館以及辦公室大樓，其預計到各場館參觀的旅客人數每年超過450 萬人。為了加強訪客到訪的流程處理，以及將訪客數據進行有效分析， 該園區採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的訪客處理功能，務求為訪客提供高效、穩定的到訪體驗。
業務類型：藝術文化
主要用家：數千位員工以及每年數百萬訪客
使用功能：訪客到訪系統
案例分析：
客戶為香港著名大型藝術園區，該文化區包括數個大型場館以及辦公室大樓，其預計到各場館參觀的旅客人數每年超過450 萬人。為了加強訪客到訪的流程處理，以及將訪客數據進行有效分析， 該園區採用Bookings ONE 智能辦公室平台所提供的訪客處理功能，務求為訪客提供高效、穩定的到訪體驗。
透過Bookings ONE， 該園區的管理者能夠控制整個到訪流程，由邀請訪客、建立會議、發送訪函、訪客簽到及離開、和訪後數據分析等等，都能夠在智能辦公室平台輕易辦到。用家亦可在Bookings ONE的日程表上輕易搜尋出過往、未來的到訪邀請，以及相關人士的聯絡方法，有助處理繁雜的訪客資訊。
管理者能為員工給予不同園區區域、身份（如接待生、系統管理者等）的權限，使負責不同區域、職能的員工僅能存取其負責的部分，以免產生不必要的行政混亂。管理者亦能夠爲一些高度設防區域設定審批程序，加強園區內的安全措施。
Bookings ONE 亦為該園區提供接待訪客的配件，接待生可以在系統上即場登記訪客資料、填寫自訂問卷、聯絡邀請人士、印刷訪客證件，以及匯出訪客記錄作儲存、分析，大大減輕接待生的日常工作負擔，亦有助縮短到訪處理時間，改善訪客的到訪體驗。
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「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏，但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡，讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」
在不同文章裡面，我們都分享了企業為何需要適應混合辦公模式（Hybrid workspace），以及考慮的各種要素，這次就讓我們看看一些實際例子。Adtrak 以一間在英國諾丁漢 (Nottingham)的設計營銷公司，為顧客提供數碼轉型的服務。近來她們在其網誌上，分享了一些有關如何接納混合辦公的措施和嘗試：
在過去15 個月，Adtrak 都和其他世界數百萬的企業一樣，面對很多實際的挑戰，而其中一樣就是計劃重返工作。Adtrak 認為，這個任務絕非像每個人都在給定的日期回到辦公室那麼簡單。遠端工作出現，徹底改變了她們的工作方式，Adtrak 希望她們的新計劃能夠反映到這一個巨大的改變。
以 Adtrak 之言，「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏，但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡，讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」所以，Adtrak就選擇了能夠結合遠端工作和辦公室工作的混合辦公模式，作為他們新的辦公室規劃。
Adtrak 認為混合辦公模式的重點，在於「在正確的地方做正確的工作（the right work in the right place）」。混合辦公模式是一種流動的系統和概念，並沒有單一種方法可以完美地實踐混合辦公。所以，要根據員工的反饋，去進行測試、調整和改進。
根據他們的經驗分享，以下是他們如何進行混合辦公模式的嘗試：
每個團隊將在不同的日子需要回到辦公室，所以 Adtrak 的團隊將決定他們所期望的日期，並且需要在管理者之間達成一致，以確保滿足各團隊的空間、辦公桌和設備要求。Adtrak 亦將辦公室重新配置，以建立各個單獨的部分，例如：
如果員工還有其他特定的日子需要留在辦公室 ，例如是培訓日，或者預約了客戶會議，那麼相關人員將能夠進入辦公室。在工作週的其餘四天，員工可以選擇在家工作或在辦公室工作，並考慮按照上述要點「在正確的地方做正確的工作」。
透過 Adtrak 的例子，我們可以看到，將辦公室重新規劃成各個部分，指定它們的功能、用處，能有助員工理解公司內的各個設施，幫助他們善用公司資源。這也是我們Bookings ONE 智能辦公室管理平台所能提供的好處：企業的員工透過我們的數碼預約平台，能夠在任何地方都可以預約辦公室等各種企業資源，並有預約排程月曆、各種預約資源的硬件裝置。Bookings ONE亦提供各種管理、配置資源的功能，能夠令企業迅速掌握公司資源分配，短至數日內就能夠進行數碼轉型，為企業實行混合辦公模式。
關於更多有關混合辦公模式，或者智能辦公室的主題，可以參考：
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。
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過去一年，對企業來說是一段漫長的挑戰，我們共同測試了如何有效管理遠端勞動力。 Covid-19 的限制隨着疫苗等措施，在世界許多地方陸續放寬，管理層現在相繼開始一項全新的實驗：如何將同樣的遠程員工重新帶回辦公室 ？有些員工會問，既然遠端工作已經成為新常態，為何有時還要回到辦公室工作？
過去一年，對企業來說是一段漫長的挑戰，我們共同測試了如何有效管理遠端勞動力。 Covid-19 的限制隨着疫苗等措施，在世界許多地方陸續放寬，管理層現在相繼開始一項全新的實驗：如何將同樣的遠程員工重新帶回辦公室 ？有些員工會問，既然遠端工作已經成為新常態，為何有時還要回到辦公室工作？
BBC 在《Why presenteeism wins out over productivity》報導，在疫情大流行之前，根據英國的一項調查數據顯示，80%的員工說他們的工作環境存在「出勤主義（presenteeism）」的現象，其中四分之一的受訪者更說前一年以來情況變得更糟。但是現在，遠端工作為老闆和員工提供了一個早該出現的機會，重新審視這種根深蒂固的上班現象。
這種現象其實是病態的，且對我們實質上帶來不良的影響：它可以使一個國家的經濟損失數百億美元，因為生病的人強行回到辦公室上班，會傳染疾病給予其他人；它創造了有害的工作環境，導致員工故意加班，延長正常工作時間來顯示自己工作勤奮和對雇主的重要性，而這些長時間工作的人會給其他人帶來同儕壓力，讓他們也同樣這樣做。
我們一向知道，企業所應該看重的是生產力，而不是要員工長期拴在桌子或電腦上 。即使疫情給予企業提供一個黃金機會，反思幾十年來的工作文化，「出勤主義」這種現象似乎只是轉到網上，甚至變本加厲，人們的工作時間比以往任何時候都長。他們利用整天的所有時間都用在回覆電子郵件，以展示他們「敬業樂業」。 而且，隨著老闆把員工叫回辦公室，越來越多的證據表示，我們可能根本沒有改變過「出勤主義」。
遠端工作雖然越來越流行，但這種工作模式仍然比某一些管理層認定為不負責任的處理方式。在2019 年，有調查指出遠端工作的員工薪金加幅會比其他員工落後，自然導致不少員工害怕自己前途受損。
遠端工作的正常化亦不一定會改變這一點； 2020 年，人力資源軟件公司 ADP 的研究人員發現，儘管採取彈性工作制的比例有所增加，但仍有 54% 的英國員工在疫情期間，感到必須親自返回辦公室，尤其是處於職業生涯早期和中期的員工 。
西北大學凱洛格商學院管理與組織學教授 Leigh Thompson 就指出兩個原因：一個是「單純曝光效應（mere-exposure effect）」，指的是人透過接觸某些事或人的次數越多，就越能夠產生親和力。「如果一個員工能令自己曝光更多，他們自然就因為在場亦可能討好其他人－－只是其他人沒有意識到這一點，或者無法確定他們喜歡「出席者」的什麼地方」。
這個偏見和另一個概念「光環效應」相互呼應，將某人的積極印象，與其實際性格、表現聯繫起來。 「你開始認為給你帶來咖啡，或者詢問你周末的人可能是一個「可愛的人」… 之後也認為你也是一名高效率的員工」，Leigh Thompson 說。因為一個人的態度，而影響他人對其工作表現的觀感， 這可能會導致親自到場工作的員工獲得更多晉升機會或其他福利。
事實上，在遠端工作盛行底下，人們工作的時數反而是上升而非下降，這就是因為基於上述的效果，很多老闆只能見到經常出現，曝光率高的員工，亦假定他們是最有效率的員工。因此，當其他同事上線，你也不得不上線，亦增加曝光的次數。尤其是正值經濟不穩定時期， 當人開始擔心他們工作的穩定程度時， 他們之所以強迫自己出現、工作，是因為他們想證明自己能夠承受壓力，表現出色、可靠。然而，我們也知道「出勤主義」往往導致的，是工作表現的下降，而非上升。
工作文化經歷了翻天覆地的變革，迫切需要在實質上、數字上減少對出勤率的重視。 儘管越來越多的員工沒有地方能夠真實出席，但許多人仍然覺得他們需要虛擬地出勤。
休斯敦萊斯大學瓊斯商學院組織行為學教授 Scott Sonenshein 就認為，一個很好的起點就是讓員工，尤其是領導者，樹立更健康的行為榜樣。當人們完成一天的工作後，確切地離開、登出。只是為了表現自我而四處閒逛的員工，很大機會會迫使其他員工也這樣做，這會造成惡性循環。
當然，知易行難，這就是為什麼管理者也需要通過了解他們自己的偏見，以及如上述的心理現象，來了解「出勤主義」的原因。專家還提倡管理團隊可以訂立更清晰的指標，來衡量生產力，明確指出「誰最後離開辦公室」或「誰在黎明時回覆電子郵件」並非衡量標準。
怎樣改變人類的工作慣性，似乎並非一朝一日的事，但有目標地善用網上工具，訂立好工作守則，就能在混合式工作流行的企業環境下，讓團隊發揮最有效的工作效率，否則，只會將固有的問題從辦公室搬到網上，甚至加劇惡化。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。
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由於疫情影響過去後，世界開始重返常態之時，並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織，現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程，並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式，但並非所有公司都是如此順利。
之前的文章我們經常提到，由於疫情影響過去後，世界開始重返常態之時，並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織，現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程，並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式，但並非所有公司都是如此順利。
要令到員工適應混合工作，首先要明白混合式辦公的核心價值，在於提升靈活度，而非強迫員工必須到辦公室辦公，或者在家工作。雇主理應給予員工選擇在辦公室、遠端或混合工作方式的選擇。 如此不僅可提高員工對工作的滿意度，也為雇主提供更多的求職人選，讓企業可發掘各地人才，不論人才身在何處皆可勝任。
所有過渡到混合工作的團隊，都必須通過明確規劃團隊的規劃來啟動。管理人員應該舉行足夠時間的規劃啟動討論，讓每個人在以下方面達成共識，包括：
由於混合協作者分散各地，企業還需要定期重新啟動規劃，以提高工作效能。重新啟動規劃時亦可評估該團體的表現，同時解決可以使工作效能變得更好的問題。例如每六至八週將規劃調整一次，務求跟上社會不斷變化的動態，當中可以引入新的數碼工具、應對市場的突然變化或加入新的團隊成員。
管理者亦可以提供遠距優先的管理技巧，協助團隊知道如何讓在任意地點工作的團隊人員發揮最佳能力，同時又能為他們創造出歸屬感。 他們需要對所有的團隊人員表示同理心，然後提供清晰明確的指引、下放權力、挑戰和發展機會。
同時， 管理者需要理解員工希望領導者以身作則，所以在組織內部上下需要徹底採用混合工作模式，並且遵守他們對於混合工作所建立的流程。這樣員工就能理解管理者有決心地執行新的工作環境，而非只是泛泛之談。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。
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Ref：12 Questions About Hybrid Work, Answered
Extensive data across surveys indicate that most people want hybrid work arrangements – that is, a mix of in-person and…hbr.org利用靈活的工作選項實現「隨處辦公」 – Zoom Blog
當 Zoom 執行長袁征談及受 COVID-19 疫情影響而打亂一切我們以為所知的工作場所後，要如何 滿懷自信創建未來 的話題時，身為人資 (HR…blog.zoom.us
