如何幫助員工適應混合工作?

由於疫情影響過去後,世界開始重返常態之時,並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織,現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程,並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式,但並非所有公司都是如此順利。


混合工作模式的12個要點 (二)

之前的文章我們經常提到,由於疫情影響過去後,世界開始重返常態之時,並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織,現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程,並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式,但並非所有公司都是如此順利。

要令到員工適應混合工作,首先要明白混合式辦公的核心價值,在於提升靈活度,而非強迫員工必須到辦公室辦公,或者在家工作。雇主理應給予員工選擇在辦公室、遠端或混合工作方式的選擇。 如此不僅可提高員工對工作的滿意度,也為雇主提供更多的求職人選,讓企業可發掘各地人才,不論人才身在何處皆可勝任。

所有過渡到混合工作的團隊,都必須通過明確規劃團隊的規劃來啟動。管理人員應該舉行足夠時間的規劃啟動討論,讓每個人在以下方面達成共識,包括:

  1. 明確確立團隊追求的共同目標;
  2. 對個人角色、限制和對企業的潛藏貢獻有共同理解;
  3. 對可用資源的共同理解,不論是信息還是預算上;
  4. 制定團隊如何使用數碼工具進行有效協作的共享規範,以及團隊將如何在保持聯繫;

由於混合協作者分散各地,企業還需要定期重新啟動規劃,以提高工作效能。重新啟動規劃時亦可評估該團體的表現,同時解決可以使工作效能變得更好的問題。例如每六至八週將規劃調整一次,務求跟上社會不斷變化的動態,當中可以引入新的數碼工具、應對市場的突然變化或加入新的團隊成員。

管理者亦可以提供遠距優先的管理技巧,協助團隊知道如何讓在任意地點工作的團隊人員發揮最佳能力,同時又能為他們創造出歸屬感。 他們需要對所有的團隊人員表示同理心,然後提供清晰明確的指引、下放權力、挑戰和發展機會。

同時, 管理者需要理解員工希望領導者以身作則,所以在組織內部上下需要徹底採用混合工作模式,並且遵守他們對於混合工作所建立的流程。這樣員工就能理解管理者有決心地執行新的工作環境,而非只是泛泛之談。


做好迎接混合工作模式準備,就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變,對於企業競爭力和形象,將會是莫大裨益。那麼,企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加,而對他們的工作場所進行變更?

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Ref:12 Questions About Hybrid Work, Answered
Extensive data across surveys indicate that most people want hybrid work arrangements – that is, a mix of in-person and…hbr.org
利用靈活的工作選項實現「隨處辦公」 – Zoom Blog
當 Zoom 執行長袁征談及受 COVID-19 疫情影響而打亂一切我們以為所知的工作場所後,要如何 滿懷自信創建未來 的話題時,身為人資 (HR…blog.zoom.us

混合工作模式的3個最重要要點

《哈佛商業評論》提出多個有關混合工作模式的問題和回應,就讓我們看看吧


Office加上Work From Home這種混合工作模式,似乎已經是一個不可逆轉的工作潮流。各項調查的數據廣泛表明出,隨著我們繼續在疫情中邁進,大多數人都希望有混合工作安排 。

例如,微軟的2021年工作趨勢指數其對31個國家3萬多人的研究發現,73%的受訪者希望有遠程工作選擇。 FlexJobs 調查了2100多名在疫情流行期間進行遠程工作的人,發現如果他們不能繼續至少部分時間在家工作,58%的人會選擇離開他們的工作。思科委託進行的《未來勞動力》(Workforce of the Future)調查,訪問亞太區14個市場超過14,000名的受訪者,當中指出,香港的員工希望可以繼續保持這種嶄新工作模式,而在家工作安排可帶來多項正面成效,其中包括:分散不同工作地點的團隊仍可以保持良好運作(56%)、令決策更有效率(55%),以及提高自主性(54%)等等。

這種現象的因並不令人驚訝,遠程工作使人們能夠消除緊張的通勤,減少日常開支,並增加與家人和朋友的高質量時間。同時,許多員工懷念與他們的同事工作,亦珍惜從偶然的互動中獲得的學習機會,辦公室的實際存在對於職業發展仍是相當必要。所以最終,對大多數組織來說,轉投混合工作正正標誌著一種徹底的改變。

《哈佛商業評論》近期就發表了有關於「重新思考『回到工作』」的議題,提出多個有關混合工作模式的問題和回應,就讓我們看看究竟哪些值得企業的管理者留意:

如何處理混合工作設計會是最佳方式?


領導者需要設計一些計劃,把員工的喜好和企業需要做好的核心工作結合起來, 而且他們需要準備好一邊實行,一邊進行相應的調整,例如:

1. 以匿名方式調查每個人的喜好和離職意向

問卷所提出的問題,將會能夠幫助你收集關於員工認為需要親身到場和只需遠端操作的分野,並衡量各員工每周可能所需要的遠程工作日數。此外,在他們願意到任何地方工作的前提下,評估員工是否願意搬至新的工作地方;這將幫助你預測是否需要考慮制定一個相應政策。

管理者還應該提出關於人們在工作安排不符合需求的情況下,他們的離職意向,例如:「你現時有多大程度上考慮離開這個組織?你有多大程度上向他人詢問新的工作機會?如果你對工作安排不滿意,你打算在多大程度上尋找新的工作?」

2. 確定混合工作的準則

根據數據分析和企業的核心工作,管理者能夠確定並傳達混合工作政策的操作原則。指導的例子如期望在新員工入職時,需要有親身在辦公室的日子,具體的工作合作安排,定期加強與其他同事的聯繫等等。

當然,一些企業可能會發現,這些活動可以透過虛擬方式進行,這取決於企業各自的工作文化、產品和服務特質。主要是,每個企業應該釐定最適合其利益相關者的方法。當確立混合工作的準則時,要記緊留意員工會否對長期在辦公室盯著屏幕或進行視像通話感到不滿,因為這些他們本來可以在家裡進行。

混合工作模式並沒有一個放諸四海皆準的原則,但從管理者集中製定原則,確保公平和一致地在各部門執行尤其重要。各部門然後要各自詮釋該政策,在切合他們自身需要的同時,符合組織的原則和需求。

3. 確切表明工作方法會隨著時間而調整

在快速變化的社會環境中,當人們了解到什麼是對所有利益相關者都有效的時候,混合實施方案就會發生變化。因此,要讓員工預期政策會通過各種試驗、學習,並隨著時間進行各項調整,這樣做將減輕員工對安排的焦慮。例如最近 Uber 建議調整每週親自或遠程工作的總百分比,而不是規定一個具體的數字,以及 LinkedIn也開始提供在混合工作計劃之外的永久遠程工作選項。

同樣地,對於一個特定的群體來說,理想的工作場所選擇將在實質試驗中得到證實。例如對於一些團隊來說,在推出產品時連續幾天親自見面,然後在隨後的幾週內選擇遠程工作可能是最好的。


做好迎接混合工作模式準備,就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變,對於企業競爭力和形象,將會是莫大裨益。那麼,企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加,而對他們的工作場所進行變更?

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Ref:

Office+WFH丨調查:混合工作模式成未來辦公新趨勢 打工仔最想要嘅係

12 Questions About Hybrid Work, Answered