Smart Office, Building the Future.
過半年輕員工表示，混合式工作是他們願意不轉職的關鍵。
究竟遠端工作在不同年齡層，會否有不同的理解？在疫情初期，有一種講法認為，年輕的員工會因為居住環境較為狹窄，加上錯失面對面的學習機會，會對遠端工作敬而遠之；相反，他們的前輩會認為在寬倘的家中工作是一種全新的幸福，更可以減省不少交通費用。不過透過最近的工作模式研究，人們對遠端工作的態度似乎沒有太過兩極化，甚至成為一種廣泛的共識。
根據彭博引用WFH Research 的最新數據，大多數傳統的辦公室員工，似乎很重視每周至少有一天能夠在家工作的機會。而如果他們的雇主拒絕提供混合工作的機會，20多歲的員工最有可能開始尋找新的工作，50歲以上的人最有可能在那時就直接辭職不幹。
閱讀全文〈在家工作已成年輕世代的普遍共識〉經濟衰退、凍結招聘或將使得員工放棄在家工作，重回辦公室。而企業正努力透過混合工作模式取得適當平衡。
《路透社》周五（6月3日）獲得一份特斯拉給予主管層級的內部信，特斯拉創辦人兼CEO馬斯克（Elon Musk）在信中提到對經濟情勢有「超級不祥的預感」，更下令暫停全球新員工招聘，同時還透露將裁減10%的特斯拉員工。消息傳出後，特斯拉股價應聲暴跌逾9%。不過馬斯克早兩天（6月4日）又再改口稱，員工總數將增加，但受薪員工人數與現時相對持平（fairly flat），似乎特斯拉都要在經濟不明朗之下掙扎。
閱讀全文〈經濟持續衰退，企業如何面對新工作模式？〉2022年，全球各地逐漸放寬不同的防疫政策，人們亦開始回復以往的生活、工作模式。這兩年多以來，不少公司要在短時間内實行遠端工作，並學習如何有效地將混合工作模式實踐，亦即是遠端工作和辦公室工作同時進行，在確保員工安全之餘，亦減低COVID-19對於企業運作的影響。而當疫情漸退之際，混合工作模式是否仍然是企業應持續實行的模式？現在的矽谷看來是一個重要指標。
2022年，全球各地逐漸放寬不同的防疫政策，人們亦開始回復以往的生活、工作模式。這兩年多以來，不少公司要在短時間内實行遠端工作，並學習如何有效地將混合工作模式實踐，亦即是遠端工作和辦公室工作同時進行，在確保員工安全之餘，亦減低COVID-19對於企業運作的影響。而當疫情漸退之際，混合工作模式是否仍然是企業應持續實行的模式？現在的矽谷看來是一個重要指標。
閱讀全文〈遠端工作已成為矽谷人的考慮要項〉「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏，但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡，讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」
在不同文章裡面，我們都分享了企業為何需要適應混合辦公模式（Hybrid workspace），以及考慮的各種要素，這次就讓我們看看一些實際例子。Adtrak 以一間在英國諾丁漢 (Nottingham)的設計營銷公司，為顧客提供數碼轉型的服務。近來她們在其網誌上，分享了一些有關如何接納混合辦公的措施和嘗試：
在過去15 個月，Adtrak 都和其他世界數百萬的企業一樣，面對很多實際的挑戰，而其中一樣就是計劃重返工作。Adtrak 認為，這個任務絕非像每個人都在給定的日期回到辦公室那麼簡單。遠端工作出現，徹底改變了她們的工作方式，Adtrak 希望她們的新計劃能夠反映到這一個巨大的改變。
以 Adtrak 之言，「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏，但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡，讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」所以，Adtrak就選擇了能夠結合遠端工作和辦公室工作的混合辦公模式，作為他們新的辦公室規劃。
Adtrak 認為混合辦公模式的重點，在於「在正確的地方做正確的工作（the right work in the right place）」。混合辦公模式是一種流動的系統和概念，並沒有單一種方法可以完美地實踐混合辦公。所以，要根據員工的反饋，去進行測試、調整和改進。
根據他們的經驗分享，以下是他們如何進行混合辦公模式的嘗試：
每個團隊將在不同的日子需要回到辦公室，所以 Adtrak 的團隊將決定他們所期望的日期，並且需要在管理者之間達成一致，以確保滿足各團隊的空間、辦公桌和設備要求。Adtrak 亦將辦公室重新配置，以建立各個單獨的部分，例如：
如果員工還有其他特定的日子需要留在辦公室 ，例如是培訓日，或者預約了客戶會議，那麼相關人員將能夠進入辦公室。在工作週的其餘四天，員工可以選擇在家工作或在辦公室工作，並考慮按照上述要點「在正確的地方做正確的工作」。
透過 Adtrak 的例子，我們可以看到，將辦公室重新規劃成各個部分，指定它們的功能、用處，能有助員工理解公司內的各個設施，幫助他們善用公司資源。這也是我們Bookings ONE 智能辦公室管理平台所能提供的好處：企業的員工透過我們的數碼預約平台，能夠在任何地方都可以預約辦公室等各種企業資源，並有預約排程月曆、各種預約資源的硬件裝置。Bookings ONE亦提供各種管理、配置資源的功能，能夠令企業迅速掌握公司資源分配，短至數日內就能夠進行數碼轉型，為企業實行混合辦公模式。
關於更多有關混合辦公模式，或者智能辦公室的主題，可以參考：
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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由於疫情影響過去後，世界開始重返常態之時，並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織，現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程，並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式，但並非所有公司都是如此順利。
之前的文章我們經常提到，由於疫情影響過去後，世界開始重返常態之時，並非所有的一切都可回復到往常的模式。 曾經經歷過各工作團隊和部門要在很短時間內適應遠端工作模式的企業組織，現在領悟到混合式辦公模式的固有價值。企業不得不重新審視其原來的辦公室工作流程，並進行數碼轉型。有些企業早已轉型至混合或遠端工作模式，但並非所有公司都是如此順利。
要令到員工適應混合工作，首先要明白混合式辦公的核心價值，在於提升靈活度，而非強迫員工必須到辦公室辦公，或者在家工作。雇主理應給予員工選擇在辦公室、遠端或混合工作方式的選擇。 如此不僅可提高員工對工作的滿意度，也為雇主提供更多的求職人選，讓企業可發掘各地人才，不論人才身在何處皆可勝任。
所有過渡到混合工作的團隊，都必須通過明確規劃團隊的規劃來啟動。管理人員應該舉行足夠時間的規劃啟動討論，讓每個人在以下方面達成共識，包括：
由於混合協作者分散各地，企業還需要定期重新啟動規劃，以提高工作效能。重新啟動規劃時亦可評估該團體的表現，同時解決可以使工作效能變得更好的問題。例如每六至八週將規劃調整一次，務求跟上社會不斷變化的動態，當中可以引入新的數碼工具、應對市場的突然變化或加入新的團隊成員。
管理者亦可以提供遠距優先的管理技巧，協助團隊知道如何讓在任意地點工作的團隊人員發揮最佳能力，同時又能為他們創造出歸屬感。 他們需要對所有的團隊人員表示同理心，然後提供清晰明確的指引、下放權力、挑戰和發展機會。
同時， 管理者需要理解員工希望領導者以身作則，所以在組織內部上下需要徹底採用混合工作模式，並且遵守他們對於混合工作所建立的流程。這樣員工就能理解管理者有決心地執行新的工作環境，而非只是泛泛之談。
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Ref：12 Questions About Hybrid Work, Answered
Extensive data across surveys indicate that most people want hybrid work arrangements – that is, a mix of in-person and…hbr.org利用靈活的工作選項實現「隨處辦公」 – Zoom Blog
當 Zoom 執行長袁征談及受 COVID-19 疫情影響而打亂一切我們以為所知的工作場所後，要如何 滿懷自信創建未來 的話題時，身為人資 (HR…blog.zoom.us
我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
在過去一年中，我們見證着辦公室文化的重大變化。例如蘋果公司近日公布準備今年9月，實行的全新辦公模式，要求員工一週內至少有三天必須回到辦公室工作，但不少蘋果員工發起連署，希望向公司爭取更充分的彈性辦公模式。微軟最新的《Microsoft 2021 工作趨勢指數報告》亦都指出，66%香港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式，65%的香港企業領袖亦計劃也為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。
而我們看到在這些轉變中，科技起了最關鍵的作用。以下是一些辦公室科技的大趨勢，它們正在改變我們現在和未來的工作方式。
工作的主軸不再是辦公的地方，而是員工要做的事情。而現在，當遠端工作成為常態時，員工對他們的工作環境擁有比以往更大的要求。許多在疫情流行期間開始在家工作的人，都希望保持遠端全職工作。但隨著疫苗接種率的提高和企業運作開始轉趨正常，越來越多的雇主正在鼓勵員工返回辦公室工作。因此，不少企業正在實施工作輪替(rotational schedules)和混合工作環境(hybrid work environments)，分配好流動辦公桌(hot-desking)，以便員工可以選擇一些時間在辦公室工作，其餘時間則能在家裡工作。
為了讓員工在到辦公室之前，就能無縫地預約好將要使用的辦公桌和會議室，最重要的是提供一個合適的智能辦公室應用系統 (smart office solution)，提供預約設備的服務，供員工在自己的電子設備上預先選擇好自己想要預留的設備。先進的應用程式能夠允許員工透過查看平面圖，點擊屏幕，就能直接預約好辦公室的流動辦公桌。
應用程式能夠提供足夠的靈活度，使得員工不再受限在一個特定的時間和地點工作，他們可以更好掌握自己的工作時間表和環境設置。企業應該盡早制定計劃，賦予員工最大靈活度，靈活有效的辦公模式就能持續下去。
網絡攻擊和數據洩露已經變得越來越普遍。作為應對，企業應該更加關注加強公司的網絡安全的方案。考慮到網絡其中一個主要領域，就是用戶登錄的認證和授權服務。現在越來越多的公司採用了單一登入（Single sign-on）的服務，能夠使員工可以保持同一套單一的數碼登錄憑證，而毋須為日常工作保持多個應用程式密碼，實行更佳的系統保安管理。
單一登入功能通常是以輕型目錄存取協定（LDAP）來實作，在伺服器上會將使用者資訊儲存到LDAP資料庫中。能使得當員工擁有這項登錄憑證登入時，就可以取得所有系統的存取權限，不用對每個單一系統都逐一登入。而只需要單一的登出動作，就可以結束對於多個系統的存取權限，免卻不少存取第三方網站的風險，同時減少對於伺服器的成本。
智能辦公室應用系統亦應支援相關的單一登入功能，以便保障企業和員工的數據安全外，更可方便員工使用同一數碼身份，來運用企業不同的辦公室資源。
我們生活在一個由智能設備、IoT主導的世界，這些設備可以連接到互聯網，與我們的智能手機同步。投入資源改善辦公室空間設計和科技應用，就能夠以有效連繫實體辦公和數碼資訊。
智能設備正在改變我們的工作空間和工作方式，我們在工作中使用的IoT設備，包括無線演示控制系統、會議預約軟件、會議室數碼顯示和在線協作工具等等，都能解決員工的各種辦公需要。正確使用數碼工具和設備，可以促進員工之間在遠程和辦公室內的協作，以及提高生產力和簡化流程。
任何商業企業的基礎是信息，而今天，我們手上的信息比以往任何時候都多。現在企業的大數據，主要來自公司內部和外部的數據集合，管理者可以利用不同的數據收集來進行分析。
許多公司善於收集數據，但不知道該如何處理這些數據，而將堆積如山的數據轉化為改善公司資源分配的洞察力，並訂立決策，並非易事，但通過良好的數碼工具就可以做到。以會議室和辦公桌預約軟件為例，系統就能獲得大量關於會議室和工作空間的使用的數據，分析出那些資源分配出現問題，然後透過各種報告，能夠對工作空間安排作出更加明智的決定。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
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最近第一太平戴維斯的研究報告指出，超過半數的科技公司在COVID-19影響下，正在考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考對於工作空間的需求、空間設計的更新，以及符合將來更加具靈活度和支援遠端的工作模式。
最近第一太平戴維斯的研究報告指出，超過半數的科技公司在COVID-19影響下，正在考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考對於工作空間的需求、空間設計的更新，以及符合將來更加具靈活度和支援遠端的工作模式。
當中在想像未來工作場所的方面，有兩種傾向：一種是相當有自信能夠重返COVID-19之前的工作空間密度，而另一種則認為過去的空間距離無法貼合後疫情的時代。不過，更多的受訪者提到工作場所的設計方面，工作的靈活度會影響他們對於工作場所需求。混合式的在家工作模式出現，使得共享概念逐漸取代傳統的固定辦公桌配置。
目前來看，許多公司計劃最早在2021年1月恢復辦公，然而，許多公司指出，恢復辦公的時間表可能會取決於當地感染率和疫苗部署的時間，而進一步推後。有許多科技企業的租戶都是因應疫情，將辦公室重新開放。另一些人則仍然堅持遠端辦公，直到他們能夠保證員工的安全。
根據該報告指出，有59%的企業租戶在COVID-19之前，員工只有不到一成的員工是全職遠程工作。相反，即使往後推出疫苗之後，他們推算出全職遠程工作的比例仍然比之前大增，可見工作模式將會永久改變。
在未來12至18個月內，有8成多的科技企業需要比預期中小的工作空間，有5成半會確定將空間削減。而有6成多有涉足靈活辦公的受問者認為，將來這種運作模式不會改變。26%的企業表示，他們預計將在更多的辦公地點採用靈活的辦公供應商，而38%的企業預計在採用這些供應商時，辦公的座位需要更多的空間。
所以，不管是哪種情況，企業都希望需要根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更。
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疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。
疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。
根據仲量聯行最新發佈的亞太區報告《在家辦公：新的混合工作場所？》（Home and away: the new hybrid workplace?），亞太區平均有68%的受訪上班族曾居家工作，而其中61%曾遙距工作的受訪者表示，享受居家工作的自由的同時，亦嚮往以往在辦公室工作，並希望未來可採取結合更多彈性安排的工作模式。可見，在未來的辦公室，遙距工作模式和共享辦公室將會以混合的方式同時出現，而企業亦要塑造相應的工作場所，以迎接新的工作世代。
那麼，有哪些科技會成為新型辦公的重點呢？
非接觸式的技術是後疫情時代中許多企業辦公空間的重點，而智能辦公管理系統將會是必要元素。例如非接觸式的資源、會議室使用控制，能夠為企業管理者提供更嚴格的設備使用權限控制。管理者可以透過遠程的方式，管理用戶的數碼驗證，而員工、訪客等可以在需要時使用空間，而無需依賴員工卡或多個接觸裝置，就可出入工作空間。這些亦可以與例如Paypal、Stripe 等網上支付服務系統聯結起來，以便作出自動化的資源管理和收費功能。
非接觸式的訪客系統亦是不可或缺的一環，員工和訪客都可以使用他們的智能手機進行簽到、登記等程序。 這不僅可以消除人群聚集在前台的風險，保障員工和訪客的安全，同時亦進行一站式的訪客管理，由事前登記、訪問安排，到事後分析，這些都是為企業提供新穎辦公模式的一項重要技術。
相比起對於各個辦公範疇添置不同的方案，一個完整、能夠提供持續更新和維護，以及容許第三方服務整合至同一平台的解決方案，絕對是未來靈活辦公環境的更佳選擇。
預約會議室和辦公桌、管理訪客、遠程控制辦公設施等各種方面，很多時牽涉不同的資訊和系統操作。而要保持辦公室的靈活度高，必須簡化工作空間的流程，通過系統整合進行全面的系統一體化和自動化，才能減少因為員工學習太多新系統的難度太高，造成推動數碼轉型的障礙。
在員工逐漸重返工作崗位的同時，企業應該做好混合工作模式的準備。 不同的企業基於要節省成本，或同時在辦公室工作的人數減少等等原因，正在縮減辦公室的規模，而當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。
掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。做好兩手準備，就能夠迎接新型辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。
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疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。
疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。
保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。
透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。
員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。
在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。
企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。 這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。
處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。 管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。
通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。
一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。
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2020年初，世界各地的企業不得不由平常的辦公室運作的模式，瞬間改變為在家辦公的模式。我們之前的文章談到企業和員工如何有效在家工作，但對不少企業來說，這只是確保業務能夠不被中斷的治標措施，但當疫情持續上月，甚至年計之時，不少遠程工作都未能提供辦公室環境下所能帶動的生產力、協作力、工作參與和創新，企業就不得不讓他們的員工回到辦公室工作，要適應疫情持續的工作「新常態」。
2020年初，世界各地的企業不得不由平常的辦公室運作的模式，瞬間改變為在家辦公的模式。我們之前的文章談到企業和員工如何有效在家工作，但對不少企業來說，這只是確保業務能夠不被中斷的治標措施，但當疫情持續上月，甚至年計之時，不少遠程工作都未能提供辦公室環境下所能帶動的生產力、協作力、工作參與和創新，企業就不得不讓他們的員工回到辦公室工作，要適應疫情持續的工作「新常態」。
不論是疫情期間還是後疫情時代，企業斷然不會簡單恢復以前的狀態。在疫情期間所出現的靈活度提升，以及對實體辦公室的依賴降低，將會成為常態。那麼，新常態會是怎樣一回事？
當疫情未消散的辦公室中，保障員工健康和福祉是企業的首要目標，而這並非一時三刻能夠達成的事。對工作環境、會議室、日程安排和消毒程序的管理將會是未來必然要面對的挑戰。各地政府亦會推出關於社交距離等措施的官方指引，在重啟開放辦公室後的一段時間，企業都需要遵守，所以充裕的事前準備工夫至為重要。
而為您的員工做好重返工作崗位的準備工夫，不僅是為了確保您的企業重新運作以及員工安全，也是為了確保他們的安全感。許多員工對重返辦公室往往持謹慎態度，這是絕對可以理解的，尤其是疫情尚未明朗化之時。雇主的工作就是要獲得員工他們的信任和信心，讓他們相信作為管理者的您已經採取一切可行的預防措施，來保護他們在工作場所中免受病毒感染。
因此當務之急，是要製定一個深思熟慮的解決方案，並在與員工溝通時保持透明度。一個能夠為提供足夠靈活度的解決方案，讓每位員工都能在可行的情況下，選擇他們自身的工作安排，對於企業、員工，也是別具意義。
智能辦公室使用於工作環境的技術，是其中能夠克服疫情難關的關鍵之一。您可以通過智能辦公室，協調和靈活組織人員、設備和空間，管理好重返辦公室的工作。這樣一來，您就可以在這個疫情未減的時代，保證員工安全、遵從指引、保持良好的業務水平，迎接「新常態」。而一旦COVID-19的威脅消退，商業模式亦與之前大不相同。所以要面對未來的挑戰，就要懂得未雨綢繆，為辦公室及早引入更靈活、更有效率的工作方案，才能夠化危為機，藉此為企業注入前所未有的新動力。
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