智能辦公室 - ONEs 文章

企業未來工作空間的再思考

最近第一太平戴維斯的研究報告指出，超過半數的科技公司在COVID-19影響下，正在考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間，並重新思考對於工作空間的需求、空間設計的更新，以及符合將來更加具靈活度和支援遠端的工作模式。

當中在想像未來工作場所的方面，有兩種傾向：一種是相當有自信能夠重返COVID-19之前的工作空間密度，而另一種則認為過去的空間距離無法貼合後疫情的時代。不過，更多的受訪者提到工作場所的設計方面，工作的靈活度會影響他們對於工作場所需求。混合式的在家工作模式出現，使得共享概念逐漸取代傳統的固定辦公桌配置。

目前來看，許多公司計劃最早在2021年1月恢復辦公，然而，許多公司指出，恢復辦公的時間表可能會取決於當地感染率和疫苗部署的時間，而進一步推後。有許多科技企業的租戶都是因應疫情，將辦公室重新開放。另一些人則仍然堅持遠端辦公，直到他們能夠保證員工的安全。

根據該報告指出，有59%的企業租戶在COVID-19之前，員工只有不到一成的員工是全職遠程工作。相反，即使往後推出疫苗之後，他們推算出全職遠程工作的比例仍然比之前大增，可見工作模式將會永久改變。

在未來12至18個月內，有8成多的科技企業需要比預期中小的工作空間，有5成半會確定將空間削減。而有6成多有涉足靈活辦公的受問者認為，將來這種運作模式不會改變。26%的企業表示，他們預計將在更多的辦公地點採用靈活的辦公供應商，而38%的企業預計在採用這些供應商時，辦公的座位需要更多的空間。

所以，不管是哪種情況，企業都希望需要根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更。

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疫情過後，有哪些科技成為未來辦公的重點？

疫情之下，企業的數碼轉型在短時間內已推進好幾年的進度，企業的運作模式越趨靈活。企業必須接受具高成本效益的智能科技，為各員工提供最佳工作體驗，同時要減低有關COVID-19的危機，讓工作重回正軌。

根據仲量聯行最新發佈的亞太區報告《在家辦公：新的混合工作場所？》（Home and away: the new hybrid workplace?），亞太區平均有68%的受訪上班族曾居家工作，而其中61%曾遙距工作的受訪者表示，享受居家工作的自由的同時，亦嚮往以往在辦公室工作，並希望未來可採取結合更多彈性安排的工作模式。可見，在未來的辦公室，遙距工作模式和共享辦公室將會以混合的方式同時出現，而企業亦要塑造相應的工作場所，以迎接新的工作世代。

那麼，有哪些科技會成為新型辦公的重點呢？

非接觸式介面

非接觸式的技術是後疫情時代中許多企業辦公空間的重點，而智能辦公管理系統將會是必要元素。例如非接觸式的資源、會議室使用控制，能夠為企業管理者提供更嚴格的設備使用權限控制。管理者可以透過遠程的方式，管理用戶的數碼驗證，而員工、訪客等可以在需要時使用空間，而無需依賴員工卡或多個接觸裝置，就可出入工作空間。這些亦可以與例如Paypal、Stripe 等網上支付服務系統聯結起來，以便作出自動化的資源管理和收費功能。

非接觸式的訪客系統亦是不可或缺的一環，員工和訪客都可以使用他們的智能手機進行簽到、登記等程序。這不僅可以消除人群聚集在前台的風險，保障員工和訪客的安全，同時亦進行一站式的訪客管理，由事前登記、訪問安排，到事後分析，這些都是為企業提供新穎辦公模式的一項重要技術。

系統整合

相比起對於各個辦公範疇添置不同的方案，一個完整、能夠提供持續更新和維護，以及容許第三方服務整合至同一平台的解決方案，絕對是未來靈活辦公環境的更佳選擇。

預約會議室和辦公桌、管理訪客、遠程控制辦公設施等各種方面，很多時牽涉不同的資訊和系統操作。而要保持辦公室的靈活度高，必須簡化工作空間的流程，通過系統整合進行全面的系統一體化和自動化，才能減少因為員工學習太多新系統的難度太高，造成推動數碼轉型的障礙。

未來的混合辦公模式

在員工逐漸重返工作崗位的同時，企業應該做好混合工作模式的準備。不同的企業基於要節省成本，或同時在辦公室工作的人數減少等等原因，正在縮減辦公室的規模，而當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。

掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。做好兩手準備，就能夠迎接新型辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。

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疫情新常態的科技對策

疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。

限制空間使用量

保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。

透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。

員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。

全面消毒

在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。

企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。

安全訪客到訪

處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。

通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。

一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。

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企業的疫情新常態

2020年初，世界各地的企業不得不由平常的辦公室運作的模式，瞬間改變為在家辦公的模式。我們之前的文章談到企業和員工如何有效在家工作，但對不少企業來說，這只是確保業務能夠不被中斷的治標措施，但當疫情持續上月，甚至年計之時，不少遠程工作都未能提供辦公室環境下所能帶動的生產力、協作力、工作參與和創新，企業就不得不讓他們的員工回到辦公室工作，要適應疫情持續的工作「新常態」。

什麼是新常態？

不論是疫情期間還是後疫情時代，企業斷然不會簡單恢復以前的狀態。在疫情期間所出現的靈活度提升，以及對實體辦公室的依賴降低，將會成為常態。那麼，新常態會是怎樣一回事？

靈活度提升：靈活的工作模式固之然是指非辦公室的工作提升，並藉以減少通勤需求而減省交通時間，因此辦公室將轉變為主要用於員工面對面合作和會見客戶的場所，會議室、客戶的安排工作亦隨之增加。
降低工作環境密度：員工偏向非辦公室工作之下，就能節省空間等資源，並能重新設計工作空間，提供使用辦公室的員工、訪客更多的空間，亦能保持社交距離，以免病毒散播。
工作空間智能化：工作空間和密度的縮減，亦使得可用空間需求靈活變動，辦公桌、會議室預約技術有助提供相關的便利措施。

當疫情未消散的辦公室中，保障員工健康和福祉是企業的首要目標，而這並非一時三刻能夠達成的事。對工作環境、會議室、日程安排和消毒程序的管理將會是未來必然要面對的挑戰。各地政府亦會推出關於社交距離等措施的官方指引，在重啟開放辦公室後的一段時間，企業都需要遵守，所以充裕的事前準備工夫至為重要。

而為您的員工做好重返工作崗位的準備工夫，不僅是為了確保您的企業重新運作以及員工安全，也是為了確保他們的安全感。許多員工對重返辦公室往往持謹慎態度，這是絕對可以理解的，尤其是疫情尚未明朗化之時。雇主的工作就是要獲得員工他們的信任和信心，讓他們相信作為管理者的您已經採取一切可行的預防措施，來保護他們在工作場所中免受病毒感染。

因此當務之急，是要製定一個深思熟慮的解決方案，並在與員工溝通時保持透明度。一個能夠為提供足夠靈活度的解決方案，讓每位員工都能在可行的情況下，選擇他們自身的工作安排，對於企業、員工，也是別具意義。

智能辦公室使用於工作環境的技術，是其中能夠克服疫情難關的關鍵之一。您可以通過智能辦公室，協調和靈活組織人員、設備和空間，管理好重返辦公室的工作。這樣一來，您就可以在這個疫情未減的時代，保證員工安全、遵從指引、保持良好的業務水平，迎接「新常態」。而一旦COVID-19的威脅消退，商業模式亦與之前大不相同。所以要面對未來的挑戰，就要懂得未雨綢繆，為辦公室及早引入更靈活、更有效率的工作方案，才能夠化危為機，藉此為企業注入前所未有的新動力。

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智能辦公室的基本元素(II)：訪客管理系統

比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，至為重要。傳統的訪客管理，需要不少人手處理訪客到來以及其相關的文件，亦要透過電話聯絡員工以作客戶的招待。若要知道過往有多少訪客到訪、何時到訪、聯絡資料等，也要翻查大量的文件才能將資料整合。辦公室的安全，亦隨時因為訪客無意闖入一些高度機密、甚至危險的地方，而受到威脅。那智能訪客管理系統又如何能夠幫助企業？

上一章我們提到，智能辦公室其中一個必要元素是會議室預約系統，這次我們將提及另一個必要元素－－訪客管理系統。首先，我們重溫一下智能辦公室的定義：

『智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制，其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。』

訪客管理系統，是指能夠追蹤進入辦公室的訪客的系統，而這些訪客可以是客戶、速遞員、面試者、承包商等等。訪客管理系統採用一個更容易使用的電子平台，取代傳統的紙本訪客記錄，容許管理者能夠監控進入企業、校園或其他設施範圍內的訪客。因為訪客如果想進入某些地方，必須完成登記並使用相應的訪客證件。這種訪客管理步驟的電子化，能夠減少處理的人手、增強用戶體驗，更能保障訪客、公司的安全。

電子化訪客記錄

訪客登記系統最基本的目的，就是一個記錄系統。企業的管理者需要知道誰在設施範圍內，他們甚麼時候在哪裡，以及到訪的目的。而訪客管理系統中，最基本的功能就是登記處，所有的訪客登記都與此有關。

透過電子化登記系統，沒有人能夠在未登記的情況下，進入企業等設施範圍內。有些登記系統更能協助員工替訪客進行事前登記，就能從事前、到訪、到事後，進行一系列的自動記錄追蹤，方便員工管控每一位訪客的使用狀況。登記完之後，亦能即時通知接待的員工，或是在樓層顯示中顯示出引路的指示。事後亦能將訪客的資料，例如到訪時間、使用設施，或者問卷結果等等，輕易作出搜尋，並統合成分析報告，以作往後的資源配置以及生產力提升。

有效企業管控

訪客登記系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。這亦能進一步防止盜竊和故意破壞等行為，加強企業自身的安全。

通過訪客管理系統，企業管理者亦可以在手機、電腦上，隨時知道到誰在哪裡、何時進入和離開建築物。在發生災害等緊急情況下，管理者可以即時得知訪客的位置，有任何訪客被困的話，他們也可以有方法從訪問記錄知道其行蹤。

建立良好聲譽

訪客管理系統可以幫助組織建立一個更強大的企業聲譽，因為一個良好的管理系統，可以從清楚掌握訪客的到訪體驗，建立員工和訪客之間的相互信任。而一個嚴謹的安全系統，會給予初次到訪的訪客留下深刻的印象，這正正影響你的企業聲譽。因為他們知道您的企業對他們的安全管理非常重視，同樣企業管理亦是。

那麼，究竟一個訪客管理系統是怎樣運作？不妨看看我們ONEs Software 的Bookings ONE — 訪客管理功能 https://ones.software/bookings-one/visitor/zh-hk

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辦公室智能化對企業有何幫助？

隨著科技的進步，辦公室智能化已經成為現今企業的必選方案，在「智能辦公室的基本元素」這篇文章裏，我們已經稍微談到一些辦公室智能化的必要條件。那麼這次我們就來看看，哪些企業的部分能夠透過智能辦公室的各種元素得以提升效能。

對於一個員工來說，在一般的辦公室工作很難是令人興奮的事情。每個人準時上班，將咖啡杯裝滿，一邊打著鍵盤，一邊進行日復一日的工作，然後等待下班。這看起來枯燥乏味，但也是大多數辦公室的現實寫照。但如果能使辦公室不再枯燥，變得高效率、有活力的話，會否就能幫助員工增加工作效率？

日常環境管理

智能辦公室主要通過使用互相連接的智能設備，在舒適、效率和安全之間達致協同效應，可以完全消除或減少人類對辦公室工作空間管理的參與。

例如當智能辦公室系統連接到照明系統時，能夠透過感應器感測環境，而選擇是否需要照明，因而可以節省一些成本，有些甚至可以控制照明的顏色，隨時轉變工作環境的氣氛。辦公室的溫度亦可以通過安裝全天工作的恆溫器來調整。透過連接到IoT基礎設備，員工亦能夠在安裝在房間前的平板上，或者是自己手機上的應用程式，調整房間的溫度。

通過會議室智能化，能夠方便會議排程的計劃，以及增加安排會議的可行程度。這意味著員工可以遙距為會議預留最合適的房間，並且預約所需的設備，以及聯絡所有與會者。所有這些動作都再無需透過電話和秘書進行預約，只需在手機上按幾下就能夠簡單完成。對於管理者來說，這亦意味著能夠進行實時檢測，確定各房間以及設施的使用實況。

工作環境安全

一個以科技緊密聯繫的工作場所，可以有各種方式提高企業的安全程度。例如房間等辦公室設施要透過系統預約，才能加以使用。在使用預約房間前，要在登入機器上以他們的員工證進行身份驗證，方能將該房間解鎖。

辦公室的訪客管制亦能透過智能辦公室系統得以實行。一些訪客管理的功能，能夠預先發送邀請郵件給予訪客。在訪客到達時能夠使管理者迅速知悉其身份，並透過手機通知等知會相關同事跟進。系統亦能即時列印一個附有如二維碼的證件給予訪客，方便他們能夠透過證件認證，在預先設定的範圍下使用辦公室的設施。這使他們能夠賓至如歸之餘，亦能在自動化的系統下，避免訪客誤用其他設施。

服務與設備維護

日常有不少牽涉辦公室的服務要進行聯絡、跟進，例如儀器準備、茶水、清潔、間隔調動、設施維修等等，一些智能辦公室系統的服務與支援功能，都能夠提供聯絡渠道，幫助員工聯絡相關的人士跟進。

員工只要在手機程式回報，或者預約設施時揀選需要的服務，相關負責人士就能夠在系統上知悉他們應該要跟進的項目。有些設備亦能自帶檢查裝置，只要與系統整合，也能夠在設備損壞之前檢測出故障，並發出警報。這使您可以在問題惡化之前進行修復，並節省昂貴的更換費用。

智能辦公室系統亦能夠同時引入服務進度列表、事後數據分析等等，能夠使管理者掌握辦公室的運作，確保員工能夠充分利用各個辦公室設施。管理者亦能透過確實的使用數據，從而得知設施的使用情況，作出辦公室上的調整，從而減低因為設施損耗、或是工作流程不順暢，而造成對工作效率的影響。

總結

智能辦公室能夠為企業提供一個功能齊全、符合員工需要、具有吸引力的工作場所。透過使用現今的科技，創造更好的員工體驗、提升企業的生產力。通過使用互相連結的智能設備，在舒適度、效率和企業安全之間作出適當的平衡，並透過自動化系統，從簡單的空間導航，到企業安全、庫存、設施消耗、訪客等等，都能協助員工減省日常管理程序，將生產力、時間投放到更有價值的工作範疇之上。

想立即將辦公室升級？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供最好的用戶體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足，從而提升公司形象和員工整體工作效率。

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在數碼時代，企業如何提升效能？

智能辦公室為當代企業提供的各種效能指標

近年科技的創新，大大改變了我們彼此互動的方式，而這些改變正在影響企業裏各人的角色。我們能夠看到，數碼設施與傳統工作環境已經漸漸融合，針對設施使用率、生產力和工作空間等等的管理工具日漸普及，企業能夠透過這類數碼平台，善用新的途徑得到往時無法輕易得到的工作數據。

這種結合線上線下的企業模式，不單止為企業管理如照明、網絡等日常環境的操作，也能夠提供有關各類設施的管理資訊，以助企業管理者訂立一些新的效能指標，促進整體工作效率。相比起以前要運用不少人力資源去記錄數據，每年列印數百份問卷去詢問每位員工對於公司設施的滿意度，數碼化的智能工作空間可謂大大減輕這裡繁瑣的工作，並能提供及時且客觀的數據分析。

那麼，有哪些指標是能夠幫助企業提升效能呢？

設施使用率

設施使用的數據不僅在工作空間使用初期有所幫助，亦能理解員工的日常行為和工作流程。收集會議室使用率的數據，可以幫助企業以確保員工能夠充分利用所提供的空間，並在設施上進行相應的修改。這不僅可以提高員工的工作體驗，還可以確保企業盡量將設施用得其所。

哪些日子最多人使用某些設施？哪些工作空間過於繁忙？而哪些工作空間沒員工肯利用？這些問題都能輕易用數據回答，省卻以往要處理大量的文書工作。

生產力管理

現在很多公司都會使用Slack這類的即時通訊軟件，以作內部溝通之用。而這些軟件不但加強員工之間的溝通，提供如與日曆系統整合、工作活動提示、開支批核等等的流程管理，更能給予實質數據，供管理人員以作分析，清楚理解員工能否善用通訊軟件溝通，以及掌握其工作流程和進度。

工作空間管理

現在辦公室的租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。工作空間管理工具則能夠為管理者提供數碼管理平台，有效為員工進行會議室的預約程序，並且結合日曆系統從而妥善安排往後的會議排程。

配合圖像化的數據分析，亦能為企業管理者理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、因失約導致房間空置的次數等等，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，並更有效運用、分配公司的空間資源，為員工提供更合適的工作環境。

小結

隨著企業環境不斷與時代變遷，透過智能化工具有助企業增強設施管理，以實質、客觀的數據作為效能指標，以助企業各部門之間的合作，加強管理水準。智能化除了協助企業與時並進，提升公司形象之餘，更能作出質素上的改變，當然重要的是清楚明白企業當前真正需要的智能化工具。

智能工作空間的真正吸引力

比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。

金融時報最近一篇關於共享工作空間的文章：《The dark side of hip office design》，提到現存的共享辦公室的確提供各類型的設施，例如開放的工作空間、遊戲機、小食區，提供遊戲、小食、啤酒、咖啡等等，給予員工一個寓工作於娛樂的環境。但不少在這些地方工作的人反映，這些設施反而令他們無法好好工作：

「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間，而拿咖啡的人龍一直存在。」

「星期五，很多人會帶他們的孩子來，所以你將坐在辦公桌，而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」

「本來應該是未來的工作模式，但對我來說卻是反工作。。。我不得不將自己關進電話室裡頭，才能完成工作。」

比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難，通常企業會配備以下的常用設施：

IoT裝置
智能會議室（Smart Conference Room）
智能辦公桌（Smart Desk）
室內地圖（Indoor Map）

IoT裝置

IoT，即是物聯網（Internet of Things），主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備，與互聯網連結起來，實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話，就是把所有辦公室常用裝置，如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據，集中在同一個平台上，員工就能夠透過整合好的數據進行分析，亦可以在平台上直接控制各個裝置，提升能源效益之餘，亦能減省管理成本。

智能會議室／辦公桌

不論是一般辦公室，還是共享工作空間，最多人使用的公司資源，莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議，員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程，而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程，智能會議室／辦公桌就能夠節省這些資源。

只要安裝好電子標牌在會議室的門前，或者是辦公桌上面，利用相對應的預約系統，就能夠輕易即時預約之餘，又能在不同平台、界面上處理會議排程，毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量，從而作出資源分配，節約能源。

這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用，如調整會議室的照明和溫度，將管理系統一體化，簡化一些行政流程，從而達致工作效率的大幅提升。

室內地圖

地圖是我們日常生活的重要組成部分。實際上，我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中，地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用，幫助我們導航到應到之處。

同樣對於一些辦公室大樓，當一些客人第一次到達會議的場地，他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖，上面標誌著他們即將要出席的會議，以及地點，輕易就能掌握辦公室的梗概，從而知悉到達會議地方的路線。

小結

無論是一個全新的開放式辦公室，還是想將現有的辦公室改頭換面，增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置，不單止能令您的辦公室格調提升，更能夠帶來極高的投資回報。

透過辦公室智能化，您的員工將會受到更少的額外干擾，更能專注工作，更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。

如何能夠令到辦公室煥然一新，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足，提升公司形象之餘，員工整體工作效率亦會大幅提高。

更多資訊可以留意 ONES Publication 定期發佈的文章，亦可以聯絡我們，我們的網址是： https://ones.software

智能辦公室的基本元素：會議室預約系統

現在的企業不論規模大小，都希望將公司變為智能辦公室，以使公司的各種資源得以充分利用。那麼怎樣才算是一個智能辦公室？

智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制，其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。

智能辦公室主要透過利用 iBeacon、感測器和電話應用程式等等電子工具，幫助員工處理公務上的瑣事，從而使他們能夠專注較重要的事務，而其中一個智能辦公室不可或缺的基本元素，就是會議室預約系統。會議室預約系統主要讓使用者能夠快捷地找出適合的會議室，並完成會議室的預訂，配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議。會議室預約系統亦能夠提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄。

我司藉著推出的 Bookings ONE，希望提供一個嶄新的會議室預約系統，可以使企業能夠充分善用辦公室資源。 Bookings ONE 主要有以下功能：

會議室預約時間表

會議室預約系統的根本，莫過於預約時間表。我司製作Bookings ONE時，力求預約時間表達致清楚簡潔的要求，並且支援所有電腦界面和手機端的操作。無論你在哪裡，只要打開手機，都能輕易地管理到所有房間的狀態。

房間電子標牌

房間電子標牌安裝在房間門前，可以清楚地顯示房間現在的使用狀態，確保使用者不會不小心去錯別的房間之餘，也能透過展示適合的圖像，以提升公司形象。

Bookings ONE的房間電子標牌，支援 iOS， Android，Windows 這些不同作業系統的平板設備，使用者可以在輕鬆地走到房間門前，就能進行即時的房間預約，快捷方便。我司同時支援附有指示燈的顯示設備，就算在遠處，使用者也能清楚地看見指示燈的顏色，從而得知哪些房間已被預約。指示燈的顏色主要分為三種：綠色代表可供使用，橙色代表已預約，而紅色代表正在使用。當你突然需要展開會議，又擔心不知道會不會有其他人已預約某些房間的話，指示燈絕對是你公司裏的明燈。

3D 平面圖

如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設在公司有50間會議室，一般坊間的預約系統就會把這50間會議室的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀，管理者往往要從頭到尾消化大量數據，容易使管理者過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。

有見及此，Bookings ONE在傳統的列表顯示外，銳意加入能夠顯示各個樓層的3D平面圖功能，用最容易理解的方法去顯示所有房間的狀態，即使一個樓層數十間房間也能一目了然，管理者再也無需花時間去看每一個房間的預約狀態。

實時分析

另一個有效幫助企業管理者去利用公司資源的方法，就是實時的數據分析。現在租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。通過我司的系統，管理者能以圖像化的分析，理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、因失約導致房間空置的次數等等，亦能匯出成為 Excel 形式的分析報告，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，從而更有效運用、分配公司的資源。

無瑕連接日曆系統

Google和Outlook的日曆系統相當深入民心，在未有會議室預約系統的公司裡面，主要都是用這些日曆系統去作出管理。我司理解，縱使 Bookings ONE 能夠提供更好的用戶體驗給各個用家，但要所有使用者短期內放棄使用多年的日曆系統，改用 Bookings ONE 的界面的話，很多用戶一下子難以適應。

為此，我司花了不少開發時間，成功無痕連接上 Google Calendar / Exchange server / Office 365 這些主要在公司會使用的日曆系統，能夠即時將第三方系統的預約，同步到 Bookings ONE 裡頭。這樣新用戶在未熟悉我們的界面前，可以繼續使用他們本來一直使用的日曆系統作出預約，也能夠同時間使用 Bookings ONE 裡頭的各種功能。

標籤: 智能辦公室

企業未來工作空間的再思考

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非接觸式介面

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疫情新常態的科技對策

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全面消毒

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什麼是新常態？

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建立良好聲譽

辦公室智能化對企業有何幫助？

日常環境管理

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服務與設備維護

總結

在數碼時代，企業如何提升效能？

智能辦公室為當代企業提供的各種效能指標

設施使用率

生產力管理

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小結

智能工作空間的真正吸引力

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智能辦公室的基本元素：會議室預約系統

會議室預約時間表

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