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會議室預約系統，能預約房間及輕鬆管理辦公室內所有房間，幫助您的企業成為混合式辦公。
根據思科公司的《未來工作力研究報告》，由於Covid 19的爆發，台灣的大部分員工都願意在家工作（Work-From-Home），遠距辦公的實施對台灣員工產生了積極影響。
世界各地不同的公司允許員工一半時間在家辦公。 Dropbox近來宣布，他們將減少辦公空間，以適應靈活工作。 Spotify亦公布其在家工作計劃，讓全球員工選擇在辦公室、遠距或共享工作空間工作。微軟也決定，員工現在辦公時間50%可以在家辦公。
由此可見，混合式辦公（Hybrid work），一種結合辦公室工作和在家辦工的工作模式，已經成為未來工作方式的趨勢。而會議室預約系統(Room Booking System)可以助你迎合混合式辦公的未來工作模式。
閱讀全文〈最好的5個台灣會議室預約系統 （更新至2024年版本）〉今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。
即使是多小的公司，也經常發現會議室管理對於設施管理者和用戶 (end-user) 來說，都是一個很大的挑戰。不過，透過創新科技、會議室管理系統出現，大大改善對會議室的管理。
這就是為什麼我們認為今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。
閱讀全文〈改善會議室管理的 5 個理由〉如何評估會議室預約系統 (room booking solution) 是否合適 ?
如何評估會議室預約系統 (room booking solution) 是否合適從來都十分棘手，因為有很多不同的預約系統都可以滿足不同的需求，而且，每個系統都擅長不同的領域。
以下是ONES認為大家都需要考量的四大評估標準，協助大家在選取會議室預約系統時，能夠清楚判斷出合適自己辦公室環境的。
閱讀全文〈如何選擇合適的會議室預約系統？一文解構四大評估標準〉LinkedIn 在他們加州的新旗艦大樓，實踐以員工為中心的會議室新模式。
現在，採用混合式工作已成為大趨勢。若然您的企業想吸引員工回到辦公室，甚至採納人材，就需要對現在的工作環境作出重大的改變。 而其中一點就是為您的會議室提供充足的靈活度。
LinkedIn建議辦公室第一步的改變，是要改善會議室的配備。 例如，LinkedIn他們位於加州山景城的新旗艦大樓，就著意以舒適家具和尖端技術作為特色，並由著名建築公司NBBJ創建，提升辦公靈活度。
閱讀全文〈如何令您的會議室不再無聊〉當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
根據美國著名資訊科技研究和顧問公司Gartner的一項調查，90%的受訪者計劃在COVID-19疫苗被廣泛採用後，仍允許員工至少在部分時間內進行遠程工作，可見這種在家和在辦公室工作的混合模式將成為許多企業的常態。而在過去的一年裡，不同的企業一直處於變革、實驗和轉型的狀態，因為他們正在重新摸索著COVID 疫情之後未來工作的模式。
「回歸工作場所不僅僅是一個行政上的挑戰，更是一個人性的挑戰。」Gartner人力資源業務諮詢副總裁Elisabeth Joyce說。「雖然包括CEO、總法律顧問和CFO在內的幾個人將參與決定何時、誰以及如何重返辦公室，但人力資源總監必須成為員工的代言人。」
根據在2020年5月5日Gartner調查的四百多位人力資源高層中，有三分之一的人回覆說，他們還不知道什麼時候能夠重新開放已關閉的設施，並開始讓員工回來。在另一個調查的142位人力資源高層中，44%的人反映正在計劃一個自願回歸工作場所的時期，如果需要，員工可以繼續在家工作。
Joyce 指出，當企業考慮並實施回歸工作場所的政策時，員工的當下感受和反應很可能相當明顯，「企業在未來幾個月內所做的決定，將左右其未來幾年的企業品牌」
Gartner 則提出幾個政策要點，值得我們參考：
健康和安全應該是至關重要，所以除了訂立開放工作場所的計劃外，各企業還必須制定重新關閉辦公場所的計劃，並確定觸發重新關閉的條件，知悉員工。
人力資源部門必須對正在進行的措施努力保持高透明度和具體，以便員工了解為他們制定的安全措施。僅僅確立安全措施是不足夠，員工的認知才是關鍵，說到底人需要有安全感。
企業亦要理解員工是回歸正常工作決策的利益關係者。人力資源部門應該收集數據，評估員工對重返工作場所的情緒和舒適度 。一旦員工重返工作崗位，就應持續監測，把握員工的反應。
一旦員工不願意或不能重返工作崗位，企業不應強迫他們。而如果員工開始感到不安全，這應該就是重新關閉辦公場所的一個重大誘因。
Gartner 認為，企業不應一次過將員工返回公司，理應逐步進行，並根據他們的角色、工作、技能和遠程工作的能力安排。人力資源部門也應該利用近期遠程工作的經驗，來確定哪些員工能夠迅速適應並保持遠程工作的效率。最終，要錯開各人返回工作場所的時間，盡量減少對不必返回公司的員工的影響。
另外，應根據工作來決定是否安排遠程工作，而非員工個人。在員工仍然保持遠程工作下，要求管理人員提出要員工返回辦公室的確實理由。雇主應以靈活的方式領導，而不是製定僵硬的工作政策。
政策的人性化，能夠建構員工返回工作場所的體驗是至關重要，這既是為了維護員工的安全和福祉，也是為了推動業務成果的關鍵。而作為智能辦公室推動一員的ONEs Software，我們認為政策之外，管理工具的配合亦尤其重要。
掌握好誰人在何時回到辦公室，還是在家工作，是在本身的位置處理職務，還是在哪張流動辦公桌準備下午的會議，並為他們提供一個在不同地方都能毫無障礙地溝通合作的系統，將會是企業未來要面對的課題。
當大部分員工都在輪流返回辦公室工作時，就會產生對於方便管理、共享資源的技術需求。譬如流動辦公桌、房間、設施等等，都需要控制預約流程和人數限制。而保持空氣清潔和環境衛生，確保社交距離亦是技術應該需要涵蓋的範圍。
例如透過會議室預約系統，就能整合各種企業管理功能，提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄，在訂定重返工作崗位有莫大幫助。系統亦能夠配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議，增加工作透明度，給予員工足夠的安全感。
訪客管理系統亦是另一個不可缺少的工具。比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，尤其現今注重防疫工作，如何確保訪客及員工健康安全，至為重要。
訪客系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。
訪客系統亦能要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸。同時，企業利用非接觸式登錄，能夠大大提高工作場所的健康水平。
做好迎接混合工作模式準備，就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變，對於企業競爭力和形象，將會是莫大裨益。那麼，企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加，而對他們的工作場所進行變更？
ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。
聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 ONEs Software 官網了解更多 ：https://ones.software 。
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現在的企業不論規模大小，都希望將公司變為智能辦公室，以使公司的各種資源得以充分利用。 那麼怎樣才算是一個智能辦公室？
現在的企業不論規模大小，都希望將公司變為智能辦公室，以使公司的各種資源得以充分利用。 那麼怎樣才算是一個智能辦公室？
智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制， 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。
智能辦公室主要透過利用 iBeacon、感測器和電話應用程式等等電子工具，幫助員工處理公務上的瑣事，從而使他們能夠專注較重要的事務，而其中一個智能辦公室不可或缺的基本元素，就是會議室預約系統。會議室預約系統主要讓使用者能夠快捷地找出適合的會議室，並完成會議室的預訂，配合各平台上的應用程式，使員工可以在不同時間、地點，都能夠輕鬆安排會議。會議室預約系統亦能夠提供會議室的各種資訊，以作企業管理之用，並將會議室排程集中於同一個平台，使企業管理者能夠對公司資源運籌帷幄。
我司藉著推出的 Bookings ONE，希望提供一個嶄新的會議室預約系統，可以使企業能夠充分善用辦公室資源。 Bookings ONE 主要有以下功能：
會議室預約系統的根本，莫過於預約時間表。 我司製作Bookings ONE時， 力求預約時間表達致清楚簡潔的要求，並且支援所有電腦界面和手機端的操作。無論你在哪裡，只要打開手機，都能輕易地管理到所有房間的狀態。
房間電子標牌安裝在房間門前，可以清楚地顯示房間現在的使用狀態，確保使用者不會不小心去錯別的房間之餘，也能透過展示適合的圖像，以提升公司形象。
Bookings ONE的房間電子標牌，支援 iOS， Android，Windows 這些不同作業系統的平板設備，使用者可以在輕鬆地走到房間門前，就能進行即時的房間預約，快捷方便。 我司同時支援附有指示燈的顯示設備，就算在遠處，使用者也能清楚地看見指示燈的顏色，從而得知哪些房間已被預約。指示燈的顏色主要分為三種：綠色代表可供使用，橙色代表已預約，而紅色代表正在使用。當你突然需要展開會議，又擔心不知道會不會有其他人已預約某些房間的話，指示燈絕對是你公司裏的明燈。
如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設在公司有50間會議室，一般坊間的預約系統就會把這50間會議室的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀， 管理者往往要從頭到尾消化大量數據，容易使管理者過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。
有見及此，Bookings ONE在傳統的列表顯示外，銳意加入能夠顯示各個樓層的3D平面圖功能，用最容易理解的方法去顯示所有房間的狀態，即使一個樓層數十間房間也能一目了然， 管理者再也無需花時間去看每一個房間的預約狀態。
另一個有效幫助企業管理者去利用公司資源的方法，就是實時的數據分析。現在租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。通過我司的系統，管理者能以圖像化的分析，理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等，亦能匯出成為 Excel 形式的分析報告，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，從而更有效運用、分配公司的資源。
Google和Outlook的日曆系統相當深入民心，在未有會議室預約系統的公司裡面，主要都是用這些日曆系統去作出管理。我司理解，縱使 Bookings ONE 能夠提供更好的用戶體驗給各個用家，但要所有使用者短期內放棄使用多年的日曆系統，改用 Bookings ONE 的界面的話，很多用戶一下子難以適應。
為此， 我司花了不少開發時間，成功無痕連接上 Google Calendar / Exchange server / Office 365 這些主要在公司會使用的日曆系統，能夠即時將第三方系統的預約，同步到 Bookings ONE 裡頭。這樣新用戶在未熟悉我們的界面前，可以繼續使用他們本來一直使用的日曆系統作出預約，也能夠同時間使用 Bookings ONE 裡頭的各種功能。
除了以上所提到的功能外，Bookings ONE 還有更多的功能與細節，務求提供最好的用戶體驗給企業，不論是管理層還是員工的需求都能一一滿足，從而提升公司形象和員工整體工作效率。
欲免向隅，馬上聯繫我們: hello@ones.software ／ (+852) 5538 3410， 亦可到 Bookings ONE 官網了解更多 ：https://ones.software/hk/bookings-one/ 。
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