即使是多小的公司，也經常發現會議室管理對於設施管理者和用戶 (end-user) 來說，都是一個很大的挑戰。不過，透過創新科技、會議室管理系統出現，大大改善對會議室的管理。
這就是為什麼我們認為今天就是開始透過會議室管理系統，充分利用會議室空間的最佳時機。
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不需再害怕重複預約
透過當今的技術，辦公室裏的資訊都能即時連接、溝通。您可以即時查看會議室是否已被預約，以及預約的時間，而毋須走到會議室門前偷看。
而且，如果房間在您想要的時間已被他人預約，您可以立即找到其他可用的房間。 這減少了尋找房間所浪費的時間，並增加了員工之間的協作。
不再因會議失約而浪費空間
您可以預先設置使用每個會議室的預約規則。如果會議建立者未能在設置中指定時間（例如 15 分鐘）內登入房間，系統則會取消該房間預約。你更可配合佔用感應器，自動偵測使用情況，確保空間利用和政策實施能夠確切、透明。
其他預約規則包括設置辦公時間、預約時間上限、可預約人員，以確保會議室可達到指定需求，給予相關人士使用。
易於設置、隨時隨地輕鬆使用
一個合適的預約系統，應該能夠提供不同的系統安裝選擇，配合各企業的系統、數據安全等考慮。例如SaaS 的雲端服務，應該選取如Microsoft Azure等這類可靠、具嚴格安全保護、穩妥數據備份方案的雲端寄存平台，確保員工的數據不會輕易洩露之餘，亦能確保系統可靠耐用。
雲端系統能夠提供即安裝即使用功能，使得會議室管理系統的安裝幾乎是一天內就能完成，員工也將能夠立即使用，無需等待。
而通過支持RFID的員工卡簽到，以及通過手機查找、預約房間的應用程序，員工馬上就可以從任何地方開始使用你的會議室管理系統。
直觀易用
ONES 的會議室管理系統非常直觀且易於使用。 您無需為員工安排時間接受培訓——他們可以使用與現有 Microsoft Exchange、Outlook、Teams 的整合，來完成培訓。
無需昂貴的投資
即使是多麼小型的公司，也可以從會議室管理系統中受益，因為ONES 的定價既靈活又實惠。公司可以選擇最適合其預算的方案，並隨著業務的增長和需求的變化而轉向其他方案。
此外，ONES 會議室管理系統還將提供有關房間使用情況的詳細數據，您將知道何時以及哪些會議室的需求的多少，因此您可以將未被善用的空間轉換為其他優先事項，或使得會議空間計劃得更有效。
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