Hong Kong Smart Office - ONEs 文章

疫情新常態的科技對策

疫情持續之下，企業不會簡單恢復以前的狀態，管理者要面對工作的「新常態」，不但要提升工作靈活度，亦要降低工作環境密度。企業所面對的是眾多、複雜且未知的挑戰，而工作空間智能化就能提供一個科技上的對策，使得適應的過程得以順利、迅速進行，可以將誰在哪裡，何時何地與誰一起工作等情報掌握好，建立好安全工作環境給予員工。

限制空間使用量

保持社交距離已成為每位員工保持自身安全的新規範。對於每個工作區域、會議室、共享辦公桌等，管理者都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數，使得有效引入當地政府有關COVID-19指引之餘，亦能夠將控制流程開誠佈公，提高公司的透明度。

透過智能辦公室的軟件，管理者可以封鎖一部分的工作區域，根據他們的輪班方式安排員工的工作位置。管理者也可以調較會議室的會議空間容量，根據社交隔離措施，決定可以容納多少使用者。

員工可以在家中就能夠在手機上清楚地了解到，他們將在何時何地能夠使用哪些工作空間，並進行預約。他們可以輕鬆搜尋出可用空間並預約數天，相關同事就能知悉其他員工當天是否在家工作，以便作出會議等的安排。

全面消毒

在不同員工、訪客使用工作區域之間，需要進行各種程度的消毒程序，以避免病毒的傳播。而當中消毒過程的跟進，就需要到工作空間管理系統的參與。

企業可以透過軟件，安排清潔團隊在兩次工作區域使用之間，設定清潔空間的時間，就像員工輪班一樣。這可以確保沒有用戶會在消毒未完成前立即進入工作範圍，而確保員工的安全。而軟件亦能為您的清潔團隊自動產生消毒的時間表，也能提供回報機制，方便每日的進度跟進。

安全訪客到訪

處理訪客到訪是COVID-19疫情期間的主要挑戰。管理者必需要求訪問者提供過去往的旅行記錄與健康狀況，並保持跟踪這些記錄，以防止對病毒測試呈陽性的訪客與員工接觸，保障各方安全。

通過智能辦公室的訪客管理功能，您可以知道誰將在何時到訪。通過預先填寫表格，亦能查看有任何訪客不符合健康規格，並拒絕其進入。亦可利用非接觸式的訪客登錄，減少不必要的社交接觸。而如果有員工或訪客往後確認受到感染，管理員可以迅速搜索出與其工作密切、參加過會議的員工其詳細信息，以採取進一步的適當措施。

一個完備的科技解決方案，可以在疫情期間還是後疫情時代，幫助企業有效管理各類工作空間和回應員工需求。借助先進、合適工作空間管理技術，管理者可以適時緩解突如其來的管理壓力，降低健康安全的風險，並能預防「新常態」可能對企業造成的未知威脅。

ONEs Software 現設專頁，介紹一系列智能辦公室的措施，為您拆解疑難，越過疫情難關。不妨到https://ones.software/hk/covid-19/，作進一步的參考。

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智能辦公室的基本元素(II)：訪客管理系統

比起房間預約，客戶首先接觸的就是訪客系統，而如何給予用戶最好的第一印象，至為重要。傳統的訪客管理，需要不少人手處理訪客到來以及其相關的文件，亦要透過電話聯絡員工以作客戶的招待。若要知道過往有多少訪客到訪、何時到訪、聯絡資料等，也要翻查大量的文件才能將資料整合。辦公室的安全，亦隨時因為訪客無意闖入一些高度機密、甚至危險的地方，而受到威脅。那智能訪客管理系統又如何能夠幫助企業？

上一章我們提到，智能辦公室其中一個必要元素是會議室預約系統，這次我們將提及另一個必要元素－－訪客管理系統。首先，我們重溫一下智能辦公室的定義：

『智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎，透過收集數據，對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制，其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗，有助於提高生產力，亦能吸引和留住企業人才，也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間，降低企業成本，提升企業本身的品牌價值。』

訪客管理系統，是指能夠追蹤進入辦公室的訪客的系統，而這些訪客可以是客戶、速遞員、面試者、承包商等等。訪客管理系統採用一個更容易使用的電子平台，取代傳統的紙本訪客記錄，容許管理者能夠監控進入企業、校園或其他設施範圍內的訪客。因為訪客如果想進入某些地方，必須完成登記並使用相應的訪客證件。這種訪客管理步驟的電子化，能夠減少處理的人手、增強用戶體驗，更能保障訪客、公司的安全。

電子化訪客記錄

訪客登記系統最基本的目的，就是一個記錄系統。企業的管理者需要知道誰在設施範圍內，他們甚麼時候在哪裡，以及到訪的目的。而訪客管理系統中，最基本的功能就是登記處，所有的訪客登記都與此有關。

透過電子化登記系統，沒有人能夠在未登記的情況下，進入企業等設施範圍內。有些登記系統更能協助員工替訪客進行事前登記，就能從事前、到訪、到事後，進行一系列的自動記錄追蹤，方便員工管控每一位訪客的使用狀況。登記完之後，亦能即時通知接待的員工，或是在樓層顯示中顯示出引路的指示。事後亦能將訪客的資料，例如到訪時間、使用設施，或者問卷結果等等，輕易作出搜尋，並統合成分析報告，以作往後的資源配置以及生產力提升。

有效企業管控

訪客登記系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時，系統能夠印刷證件予訪客，透過IoT的控制設備，能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施，並防止他們進入危險，或是高度機密的地方。這亦能進一步防止盜竊和故意破壞等行為，加強企業自身的安全。

通過訪客管理系統，企業管理者亦可以在手機、電腦上，隨時知道到誰在哪裡、何時進入和離開建築物。在發生災害等緊急情況下，管理者可以即時得知訪客的位置，有任何訪客被困的話，他們也可以有方法從訪問記錄知道其行蹤。

建立良好聲譽

訪客管理系統可以幫助組織建立一個更強大的企業聲譽，因為一個良好的管理系統，可以從清楚掌握訪客的到訪體驗，建立員工和訪客之間的相互信任。而一個嚴謹的安全系統，會給予初次到訪的訪客留下深刻的印象，這正正影響你的企業聲譽。因為他們知道您的企業對他們的安全管理非常重視，同樣企業管理亦是。

那麼，究竟一個訪客管理系統是怎樣運作？不妨看看我們ONEs Software 的Bookings ONE — 訪客管理功能 https://ones.software/bookings-one/visitor/zh-hk

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如何推動有效在家工作？（公司篇）

今次就看看在公司管理層角度來看，如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？

上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式，今次就以在公司管理層角度，看看如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好，但在突然出現的變化下，這種程度的準備是並不可行，那麼，管理層要如何面對在家工作的挑戰？

首先，管理層需要了解清楚遠端工作的要求，否則，在缺乏準備和培訓的情況下，即使是平時表現出色的員工，在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始：

1. 缺乏互相接觸，難以獨自處理工作

有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動，或者是慣於坐在辦公桌前，被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘，亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。

2. 無法掌握工作時間，導致壓力過大

在某些情況下，在家工作的員工未能清楚掌握工作時間，不知道何時應停下來，導致自己、其同事以至下屬都受到影響，特別是在全球工作環境下，其他同儕可能全日都在線，並隨時要求支援。這時，員工們就更難以分清何時應該下班。

3. 疏離感大增

孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一，因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響，尤其是當他們在較長期遠端工作環境中，未有機會與他人交流，影響就會更大。而長期來看，孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低，甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。

4. 工作環境周圍的騷擾

不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係，會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾，這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作，往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題，亦是員工經常要面對，這些都會令到員工無法發揮應有水準。

那麼，管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持？以下列舉幾項例子：

1. 訂定針對遠端工作的模式

為員工訂定適合他們的新工作模式，有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫，作出工作匯報。不論是一對一的通話，還是採取團隊通話會議，都能夠成為表達訴求和問題的渠道，令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助，減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。

彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為，在傳統的辦公時間之外工作，他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間，有助令他們保留足夠的休息時間，才能使其工作態度維持應有的水平。

2. 提供有效的線上通信軟件

僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的，近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅，例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會，尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘，也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。

當然，要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施，以免因為誤用一些未達安全標準的軟件，而導致公司資訊意外流出。

3. 增加員工社交機會，加強精神支援與鼓勵

即使是遠端工作，也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流，例如進行線上午餐，甚至是一同進行短暫的撐舉運動，或是朝會前幾分鐘的閒談，也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流，減少孤獨感。

加強精神支援，聆聽員工的訴求，也是不可缺乏的要項，建立渠道的同時，更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候，就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會，有助認知他們的壓力與不安來源，並提供相對應的支援和鼓勵。

總結

雖然因為疫情的關係，很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動，化危為機，透過利用各種數碼科技的應用，將工作流程、環境進一步數碼化，就能夠減少影響，亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示，一同渡過這個逆境。

如何能夠將辦公室數碼化，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足。

有助提升公司形象之餘，各類企業資源管理、數據分析亦能夠透過同一平台進行，整體工作效率藉以大幅提高。

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在數碼時代，企業如何提升效能？

智能辦公室為當代企業提供的各種效能指標

近年科技的創新，大大改變了我們彼此互動的方式，而這些改變正在影響企業裏各人的角色。我們能夠看到，數碼設施與傳統工作環境已經漸漸融合，針對設施使用率、生產力和工作空間等等的管理工具日漸普及，企業能夠透過這類數碼平台，善用新的途徑得到往時無法輕易得到的工作數據。

這種結合線上線下的企業模式，不單止為企業管理如照明、網絡等日常環境的操作，也能夠提供有關各類設施的管理資訊，以助企業管理者訂立一些新的效能指標，促進整體工作效率。相比起以前要運用不少人力資源去記錄數據，每年列印數百份問卷去詢問每位員工對於公司設施的滿意度，數碼化的智能工作空間可謂大大減輕這裡繁瑣的工作，並能提供及時且客觀的數據分析。

那麼，有哪些指標是能夠幫助企業提升效能呢？

設施使用率

設施使用的數據不僅在工作空間使用初期有所幫助，亦能理解員工的日常行為和工作流程。收集會議室使用率的數據，可以幫助企業以確保員工能夠充分利用所提供的空間，並在設施上進行相應的修改。這不僅可以提高員工的工作體驗，還可以確保企業盡量將設施用得其所。

哪些日子最多人使用某些設施？哪些工作空間過於繁忙？而哪些工作空間沒員工肯利用？這些問題都能輕易用數據回答，省卻以往要處理大量的文書工作。

生產力管理

現在很多公司都會使用Slack這類的即時通訊軟件，以作內部溝通之用。而這些軟件不但加強員工之間的溝通，提供如與日曆系統整合、工作活動提示、開支批核等等的流程管理，更能給予實質數據，供管理人員以作分析，清楚理解員工能否善用通訊軟件溝通，以及掌握其工作流程和進度。

工作空間管理

現在辦公室的租金飛騰，會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。工作空間管理工具則能夠為管理者提供數碼管理平台，有效為員工進行會議室的預約程序，並且結合日曆系統從而妥善安排往後的會議排程。

配合圖像化的數據分析，亦能為企業管理者理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、因失約導致房間空置的次數等等，從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用，並更有效運用、分配公司的空間資源，為員工提供更合適的工作環境。

小結

隨著企業環境不斷與時代變遷，透過智能化工具有助企業增強設施管理，以實質、客觀的數據作為效能指標，以助企業各部門之間的合作，加強管理水準。智能化除了協助企業與時並進，提升公司形象之餘，更能作出質素上的改變，當然重要的是清楚明白企業當前真正需要的智能化工具。

智能工作空間的真正吸引力

比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。

金融時報最近一篇關於共享工作空間的文章：《The dark side of hip office design》，提到現存的共享辦公室的確提供各類型的設施，例如開放的工作空間、遊戲機、小食區，提供遊戲、小食、啤酒、咖啡等等，給予員工一個寓工作於娛樂的環境。但不少在這些地方工作的人反映，這些設施反而令他們無法好好工作：

「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間，而拿咖啡的人龍一直存在。」

「星期五，很多人會帶他們的孩子來，所以你將坐在辦公桌，而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」

「本來應該是未來的工作模式，但對我來說卻是反工作。。。我不得不將自己關進電話室裡頭，才能完成工作。」

比起純粹提供遊樂設施，使得工作空間更為方便，反而較有效提升工作效率，又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間，而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難，通常企業會配備以下的常用設施：

IoT裝置
智能會議室（Smart Conference Room）
智能辦公桌（Smart Desk）
室內地圖（Indoor Map）

IoT裝置

IoT，即是物聯網（Internet of Things），主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備，與互聯網連結起來，實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話，就是把所有辦公室常用裝置，如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據，集中在同一個平台上，員工就能夠透過整合好的數據進行分析，亦可以在平台上直接控制各個裝置，提升能源效益之餘，亦能減省管理成本。

智能會議室／辦公桌

不論是一般辦公室，還是共享工作空間，最多人使用的公司資源，莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議，員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程，而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程，智能會議室／辦公桌就能夠節省這些資源。

只要安裝好電子標牌在會議室的門前，或者是辦公桌上面，利用相對應的預約系統，就能夠輕易即時預約之餘，又能在不同平台、界面上處理會議排程，毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量，從而作出資源分配，節約能源。

這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用，如調整會議室的照明和溫度，將管理系統一體化，簡化一些行政流程，從而達致工作效率的大幅提升。

室內地圖

地圖是我們日常生活的重要組成部分。實際上，我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中，地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用，幫助我們導航到應到之處。

同樣對於一些辦公室大樓，當一些客人第一次到達會議的場地，他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖，上面標誌著他們即將要出席的會議，以及地點，輕易就能掌握辦公室的梗概，從而知悉到達會議地方的路線。

小結

無論是一個全新的開放式辦公室，還是想將現有的辦公室改頭換面，增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置，不單止能令您的辦公室格調提升，更能夠帶來極高的投資回報。

透過辦公室智能化，您的員工將會受到更少的額外干擾，更能專注工作，更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。

如何能夠令到辦公室煥然一新，迎接數碼時代的來臨？可以了解一下 Bookings ONE如何能夠提供嶄新的智能辦公室體驗。不論是管理層還是員工的需求，都能一一滿足，提升公司形象之餘，員工整體工作效率亦會大幅提高。

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好的房間預約系統有什麽重要元素？

在之前的文章提過，一個智能辦公室的建立，會議室／房間預約系統是基本元素，那麼有市面上林林總總的房間預約系統，怎樣選擇那些是值得投放資金購入的軟件？

如何能夠令管理者對公司資源運籌帷幄，預約系統的界面設計至為重要。假設公司有 50 間房間，一般坊間的預約系統就會把這 50 間房間的狀態、預約資料等，以列表的形式平白地列出。這樣的列表雖然能夠提供所有資訊，但是表現方式並不直觀，管理者往往要消化大量數據，容易過於疲勞，甚或看漏一些資訊，導致資源錯配等問題。

我司經過多番研究，銳意打破傳統用列表數據的形式，採用全新的界面概念去管理房間，通過自家開發的 3D 地地圖引擎，讓用戶可以直接管理房間，毋須花費時間在數百列數據中尋找所需的房間資訊。

我司經過多番研究，銳意打破傳統用列表數據的形式，於Bookings ONE採用全新的界面概念去管理房間，通過自家開發的3D地圖引擎，讓用戶可以直接管理房間，毋須花費時間在數百列數據中尋找所需的房間資訊。

簡化地圖設計

現時市面上普遍聲稱擁有地圖功能的軟件，都是利用客戶提供的圖片配合特定的軟件去製作地圖。我司認爲這些客制步驟過於耗時，亦牽涉不少人手操作，使製作這類地圖的成本大增。

爲減低企業使用 3D 地圖的成本，我司致力簡化地圖的製作步驟。我司成功研發出獨家技術，於 SVG 圖片中直接找出地圖以及房間的形狀，經過軟件處理後就能夠產生 3D 地圖。

跨平臺支援

Bookings ONE的地圖引擎硬件需求低，可在不同平台上運行，包括 iOS、Android、 Windows，以至 Smart TV，大大增加系統的應用範圍；我們的管理頁面支援手機界面，管理員可通過手機，進行大量的房間管理；

透過智能電視能夠顯示各樓層房間的狀態，例如使用狀況、房間容量等即時信息，用戶也能使用觸控式智能電視，透過地圖直接預約房間，使整體的預約過程更流暢直接；

Bookings ONE亦全面支援 IoT 儀器，通過與 IoT 儀器進行鏈接，顯示房間的即時資訊，例如溫度，濕度等。用戶能夠通過 3D 地圖，直接了解辦公室的實際環境情況。

除了以上所提到的細節外，Bookings ONE 還有更多的功能和優勢，務求提供最好的用戶體驗給企業，不論是管理層還是員工的需求都能一一滿足，從而提升公司形象和員工整體工作效率。

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