如何實踐混合辦公模式?(1)


設計營銷公司 Adtrak 實例分享

Photo by XPS on Unsplash

在不同文章裡面,我們都分享了企業為何需要適應混合辦公模式(Hybrid workspace),以及考慮的各種要素,這次就讓我們看看一些實際例子。Adtrak 以一間在英國諾丁漢 (Nottingham)的設計營銷公司,為顧客提供數碼轉型的服務。近來她們在其網誌上,分享了一些有關如何接納混合辦公的措施和嘗試:

在過去15 個月,Adtrak 都和其他世界數百萬的企業一樣,面對很多實際的挑戰,而其中一樣就是計劃重返工作。Adtrak 認為,這個任務絕非像每個人都在給定的日期回到辦公室那麼簡單。遠端工作出現,徹底改變了她們的工作方式,Adtrak 希望她們的新計劃能夠反映到這一個巨大的改變。

以 Adtrak 之言,「有些人能夠立即跟隨到遠端工作的節奏,但有些人覺得這並不容易。因此我們必須要在在家工作和辦公室工作之間找到平衡,讓每個人都可以感到快樂、舒適和保持高效。」所以,Adtrak就選擇了能夠結合遠端工作和辦公室工作的混合辦公模式,作為他們新的辦公室規劃。

Adtrak 認為混合辦公模式的重點,在於「在正確的地方做正確的工作(the right work in the right place)」。混合辦公模式是一種流動的系統和概念,並沒有單一種方法可以完美地實踐混合辦公。所以,要根據員工的反饋,去進行測試、調整和改進。

根據他們的經驗分享,以下是他們如何進行混合辦公模式的嘗試:

每個團隊將在不同的日子需要回到辦公室,所以 Adtrak 的團隊將決定他們所期望的日期,並且需要在管理者之間達成一致,以確保滿足各團隊的空間、辦公桌和設備要求。Adtrak 亦將辦公室重新配置,以建立各個單獨的部分,例如:

  1. 團隊工作空間(Team working spaces)
  2. 可預訂的辦公桌(Bookable desks)
  3. 指定工作空間(Designated work stations)
  4. 會議設備(Conferencing equipment)
  5. 社交空間(Social spaces)

如果員工還有其他特定的日子需要留在辦公室 ,例如是培訓日,或者預約了客戶會議,那麼相關人員將能夠進入辦公室。在工作週的其餘四天,員工可以選擇在家工作或在辦公室工作,並考慮按照上述要點「在正確的地方做正確的工作」。


Bookings ONE Floor Display

透過 Adtrak 的例子,我們可以看到,將辦公室重新規劃成各個部分,指定它們的功能、用處,能有助員工理解公司內的各個設施,幫助他們善用公司資源。這也是我們Bookings ONE 智能辦公室管理平台所能提供的好處:企業的員工透過我們的數碼預約平台,能夠在任何地方都可以預約辦公室等各種企業資源,並有預約排程月曆、各種預約資源的硬件裝置。Bookings ONE亦提供各種管理、配置資源的功能,能夠令企業迅速掌握公司資源分配,短至數日內就能夠進行數碼轉型,為企業實行混合辦公模式。

關於更多有關混合辦公模式,或者智能辦公室的主題,可以參考:

智能辦公室的基本元素:會議室預約系統

如何幫助員工適應混合工作?

2021年混合辦公模式大趨勢

混合工作模式的成功關鍵

疫情過後,有哪些科技成為未來辦公的重點?


做好迎接混合工作模式準備,就能夠及早適應疫情後辦公模式的轉變,對於企業競爭力和形象,將會是莫大裨益。那麼,企業如何根據疫情、人力資源分配的增減和遠端工作需求的增加,而對他們的工作場所進行變更?

ONEs Software 現設專頁,介紹一系列智能辦公室的措施,為您拆解疑難,越過疫情難關。不妨到https://ones.software/covid-19/zh-hk,作進一步的參考。

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Ref:Working Going Forward at Adtrak
Over the past 15 months, we’ve worked very hard to maintain the connection, community and culture that makes Adtrak…www.adtrak.co.uk

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