在數碼時代,企業如何提升效能?

智能辦公室為當代企業提供的各種效能指標


Photo by Brooke Cagle on Unsplash

近年科技的創新,大大改變了我們彼此互動的方式,而這些改變正在影響企業裏各人的角色。我們能夠看到,數碼設施與傳統工作環境已經漸漸融合,針對設施使用率、生產力和工作空間等等的管理工具日漸普及,企業能夠透過這類數碼平台,善用新的途徑得到往時無法輕易得到的工作數據。

這種結合線上線下的企業模式,不單止為企業管理如照明、網絡等日常環境的操作,也能夠提供有關各類設施的管理資訊,以助企業管理者訂立一些新的效能指標,促進整體工作效率。相比起以前要運用不少人力資源去記錄數據,每年列印數百份問卷去詢問每位員工對於公司設施的滿意度,數碼化的智能工作空間可謂大大減輕這裡繁瑣的工作,並能提供及時且客觀的數據分析。

那麼,有哪些指標是能夠幫助企業提升效能呢?

設施使用率

設施使用的數據不僅在工作空間使用初期有所幫助,亦能理解員工的日常行為和工作流程。 收集會議室使用率的數據,可以幫助企業以確保員工能夠充分利用所提供的空間,並在設施上進行相應的修改。 這不僅可以提高員工的工作體驗,還可以確保企業盡量將設施用得其所。

哪些日子最多人使用某些設施? 哪些工作空間過於繁忙? 而哪些工作空間沒員工肯利用?這些問題都能輕易用數據回答,省卻以往要處理大量的文書工作。

生產力管理

Photo by Scott Webb on Unsplash

現在很多公司都會使用Slack這類的即時通訊軟件,以作內部溝通之用。而這些軟件不但加強員工之間的溝通,提供如與日曆系統整合、工作活動提示、開支批核等等的流程管理,更能給予實質數據,供管理人員以作分析,清楚理解員工能否善用通訊軟件溝通,以及掌握其工作流程和進度。

工作空間管理

現在辦公室的租金飛騰,會議室的空間附帶著很多直接和間接的成本。工作空間管理工具則能夠為管理者提供數碼管理平台,有效為員工進行會議室的預約程序,並且結合日曆系統從而妥善安排往後的會議排程。

配合圖像化的數據分析,亦能為企業管理者理解各個時段的會議室使用率、各人的使用時間、 因失約導致房間空置的次數等等,從而讓企業更了解公司會議室有否被充分利用,並更有效運用、分配公司的空間資源,為員工提供更合適的工作環境。

小結

隨著企業環境不斷與時代變遷,透過智能化工具有助企業增強設施管理,以實質、客觀的數據作為效能指標,以助企業各部門之間的合作,加強管理水準。智能化除了協助企業與時並進,提升公司形象之餘,更能作出質素上的改變,當然重要的是清楚明白企業當前真正需要的智能化工具。

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