智能工作空間的真正吸引力

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金融時報最近一篇關於共享工作空間的文章:《The dark side of hip office design》,提到現存的共享辦公室的確提供各類型的設施,例如開放的工作空間、遊戲機、小食區,提供遊戲、小食、啤酒、咖啡等等,給予員工一個寓工作於娛樂的環境。但不少在這些地方工作的人反映,這些設施反而令他們無法好好工作:

「你面前會有相當多的干擾。咖啡師在所有工作桌之間,而拿咖啡的人龍一直存在。」

「星期五,很多人會帶他們的孩子來,所以你將坐在辦公桌,而在旁邊則是一個手持電子遊戲的小孩。」

「本來應該是未來的工作模式,但對我來說卻是反工作。 。 。我不得不將自己關進電話室裡頭,才能完成工作。」

比起純粹提供遊樂設施,使得工作空間更為方便,反而較有效提升工作效率,又能使得員工能夠有一個更舒適的工作空間,而智能辦公室 (Smart Office)自然是其中一個選擇。而要將一個普通的辦公室智能化並不難,通常企業會配備以下的常用設施:

  1. IoT裝置
  2. 智能會議室(Smart Conference Room)
  3. 智能辦公桌(Smart Desk)
  4. 室內地圖(Indoor Map)

IoT裝置

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IoT,即是物聯網 (Internet of Things),主要是指將所有物品通過RFID、紅外線等信息感測設備,與互聯網連結起來,實現智能化的識別和管理。套用在辦公室的話,就是把所有辦公室常用裝置,如燈光、音響、門鎖等等連結起來。IoT可以將各種辦公室裝置所提供的數據,集中在同一個平台上,員工就能夠透過整合好的數據進行分析,亦可以在平台上直接控制各個裝置,提升能源效益之餘,亦能減省管理成本。

智能會議室/辦公桌

不論是一般辦公室,還是共享工作空間,最多人使用的公司資源,莫過於會議室和辦公桌。通常為了預留地方開會議,員工都會爭相預約會議室。傳統會議室會由人手為各部門的會議排程,而很多時就會大量浪費人力資源在記錄、翻查、管理會議排程,智能會議室/辦公桌就能夠節省這些資源。

只要安裝好電子標牌在會議室的門前,或者是辦公桌上面,利用相對應的預約系統,就能夠輕易即時預約之餘,又能在不同平台、界面上處理會議排程,毋須每一次都要透過電話或人手去處理預約。管理者亦能同時透過系統得知過往工作空間的使用量,從而作出資源分配, 節約能源

這些系統通常亦能結合IoT裝置的使用, 如調整會議室的照明和溫度,將管理系統一體化, 簡化一些行政流程,從而達致工作效率的大幅提升。

室內地圖

地圖是我們日常生活的重要組成部分。 實際上,我們大多數人甚至都沒有意識到我們正在使用它。例如在機場或購物商場中,地圖在我們的用戶體驗中都發揮著重要作用,幫助我們導航到應到之處。

同樣對於一些辦公室大樓,當一些客人第一次到達會議的場地,他們第一眼看到的可以是一個辦公室的室內地圖,上面標誌著他們即將要出席的會議,以及地點,輕易就能掌握辦公室的梗概,從而知悉到達會議地方的路線。

小結

無論是一個全新的開放式辦公室,還是想將現有的辦公室改頭換面,增添如智能標牌和尋路提示等等的智能配置,不單止能令您的辦公室格調提升,更能夠帶來極高的投資回報。 

透過辦公室智能化,您的員工將會受到更少的額外干擾,更能專注工作更多的客人亦可以體驗您的全新智能辦公室空間。

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